SPF-Eintrag mit rapidmail erzeugen und bei Ihrem Webhoster einstellen
Damit Ihre Newsletter auch wirklich beim Empfänger ankommen und nicht als Spam klassifiziert werden, ist es empfehlenswert, einen SPF-Eintrag bei Ihrem Webhoster zu hinterlegen. Doch was ist ein SPF-Eintrag, wie wird er bei rapidmail erzeugt und beim Webhoster DNS eingestellt? Dies erklären wir hier im Artikel.
Kennen Sie sich bereits mit SPF, Server, Domains, DNS und Resource Record aus, klicken Sie bitte hier, um direkt zur Anleitung zu kommen, wie Sie einen SPF-Eintrag erzeugen und hinterlegen können.
Was ist ein SPF-Eintrag?
Mit SPF (Sender Policy Framework) kann das Fälschen von Absenderadressen in E-Mails verhindert werden. Mit Hilfe von SPF wird das Versenden von E-Mails über nicht legitimierte Mailserver unterbunden. Wenn Sie einen SPF-Eintrag hinterlegen, werden die Server und Domains angegeben, die E-Mails im Namen Ihrer Organisation versenden dürfen.
Um SPF besser verstehen zu können, möchten wir in diesem Artikel vorab auf die Begriffe Domain, Server / Mailserver und DNS etwas genauer eingehen.
Kurzer Exkurs: Was ist eine Domain?
Eine Domain ist ein weltweit einmaliger, eindeutiger Name für zum Beispiel eine Website. So ist auch www.rapidmail.de eine Domain. Eine Domain unterteilt sich in Top Level Domain (TLD), Second Level Domain und Third Level (Subdomain).
Beispiel Top Level- und Second Level Domain
Top Level Domain:
An der Top Level Domain (Abb. 1) kann erkannt werden, auf welches Land / auf welche Stadt sich die Adresse bezieht oder welchem Zweck sie dient. Beispielsweise steht „.de” für Deutschland und „.berlin” für die Stadt Berlin. Eine kommerzielle Ausrichtung wird mit „.com” gekennzeichnet und „.info” bedeutet, dass die Website Informationszwecken dient, wohingegen „.org” einer Organisation entspricht.
Second Level Domain:
Eine Second Level Domain (Abb. 1) ist einmalig. Sie existiert in Kombination mit einer bestimmten Top Level Domain nur einmal im Netz. Im Beispiel „rapidmail.de” ist „rapidmail” die Second Level Domain.
Beispiel Third Level (Subdomain)
Third Level (Subdomain):
Eine Subdomain (Abb. 2) steht vor der Second Level Domain. Die Subdomain „my” zum Beispiel, stellt einen eigenständigen Bereich der Website „rapidmail.de” dar. Dieser Bereich ermöglicht das Einloggen in unsere Newsletter-Software und das Erstellen oder Bearbeiten der Newsletter.
Die Domain in einer E-Mail-Adresse
Häufig kommt eine Domain auch in einer E-Mail-Adresse vor, insbesondere zum Beispiel bei Websites, die ein Unternehmen repräsentieren. Bei „maxmustermann@rapidmail.de” beispielsweise, steht „rapidmail” für das Unternehmen „rapidmail”. Grundsätzlich wirkt es seriöser, wenn Sie eine E-Mail-Adresse wählen, die auch dem Namen Ihrer Domain entspricht.
Kurzer Exkurs: Was ist ein Server und ein Mailserver?
Server:
Ein Server stellt in der Informatik ein Computerprogramm dar, das Funktionalitäten, Dienstprogramme und Daten bereitstellt, damit andere Computer oder Programme (Clients) darauf zugreifen können. Der Begriff Server ist in der Informatik doppeldeutig. Zum einen beschreibt er einen Server als Software, zum anderen als Hardware. Ein Server als Software ist ein Programm, das mit einem anderen Programm, dem Client, kommuniziert. Ein Hardware-Server ist ein Computer, auf dem ein oder mehrere Server laufen.
Wie funktioniert ein Server?
Ein Server läuft meistens auf einem separaten Rechner, während die Programme (Clients) mit denen er kommuniziert, auf anderen Rechnern laufen. Die Bereitstellung eines Server im Rechnernetz basiert auf einem Client-Server-Modell (Abb. 3). Somit wird es ermöglicht, Dienste auf verschiedene Rechner zu verteilen und mehreren Endnutzern unabhängig voneinander zugänglich zu machen. Jeder Dienst steht über ein Netzwerk zur Verfügung und wird von einem Server (Software) angeboten. Dieser Server (Software) ist dauerhaft in Bereitschaft.
Server-Arten:
Es gibt unterschiedliche Arten von Servern. Gängige Serverarten sind zum Beispiel:
- Webserver
- File-Server
- Mailserver
- Datenbank-Server
- Drucker-Server
Wichtig für uns ist der Mailserver, auf den wir im Folgenden eingehen werden.
Mailserver:
Ein Mailserver ist ein Server, der E-Mails empfangen, weiterleiten, versenden und für den Abruf bereithalten kann. Dabei kommen verschiedene Protokolle zum Einsatz:
- Simple Mail Transfer Protocol (SMTP):
Das Simple Mail Transfer Protocol dient zum Austausch von E-Mails in Computernetzen. Es wird vor allem zum Einspeisen und zum Weiterleiten der E-Mails genutzt.
- Internet Message Access Protocol (IMAP):
Das Internet Message Access Protocol ermöglicht den Online-Zugriff auf ein E-Mail-Postfach. Es wird immer nur die E-Mail geladen, die auch gerade gelesen wird. Das bietet den Vorteil, dass die Nachricht weiterhin auf dem Server bleibt, nicht direkt gelöscht wird und jederzeit wieder abgerufen werden kann.
- Post Office Protocol (POP):
Das Post Office Protocol ist ein Kommunikationsprotokoll, um E-Mails von einem Posteingangsserver (POP-Server) abzuholen. Die Kommunikation erfolgt zwischen einem E-Mail-Programm und einem E-Mail-Server (Posteingangsserver).
Kurzer Exkurs: Was ist ein DNS?
Das Domain Name System (DNS) ist ein System zur Übersetzung von Domainnamen in IP-Adressen. Computer im Internet lokalisieren sich gegenseitig über Nummern und kommunizieren darüber. Diese Nummern werden als IP-Adressen bezeichnet. Wenn Sie zum Beispiel eine Website aufrufen, müssen Sie keine IP-Adresse eintippen, sondern können den Namen der zur IP-Adresse zugehörigen Domain eingeben. Das DNS übersetzt dann den Namen der Domain in eine numerische IP-Adresse. Kann ein Domainname nicht übersetzt werden, ist auch keine Verbindung zu einer Website möglich.
Ein DNS kann ein bisschen mit einem Telefonbuch verglichen werden. Ähnlich wie bei einem Telefonbuch, wo die Telefonnummer zu einem Namen gesucht wird, wird im DNS nach einem Computernamen oder einem Domainnamen gesucht, um die dazugehörige IP-Adresse zu finden. Diese IP-Adresse wird gebraucht, um eine Verbindung zu einem Server aufbauen zu können, über den nur der Computername oder Domainname bekannt ist.
Beispiel
Möchten Sie die Website „rapidmail.de” aufrufen, wird der Browser zuerst eine Anfrage an den DNS-Server stellen. Dieser DNS-Server ist in der IP-Konfiguration hinterlegt und ist in diesem Fall der Router des Internetzugangs. Wenn keine Antwort von diesem DNS-Server erfolgt, werden eine Reihe weiterer DNS-Server befragt und zwar so lange, bis die Anfrage positiv beantwortet wurde, der Domainname der dazugehörigen IP-Adresse zugeordnet werden konnte und die IP-Adresse an den Browser zurückgeliefert werden kann.
Wie funktioniert das SPF-Verfahren?
Mit dem SPF-Verfahren lässt sich feststellen, ob die E-Mail-Adresse und der Absender übereinstimmen. Dazu trägt der Inhaber einer Domain in sein DNS einen Resource Record ein.
Kurzer Exkurs: Was ist ein Resource Record?
Ein Resource Record (RR) ist die grundlegende Informationseinheit im DNS und beschreibt einen DNS-Eintrag. Die DNS-Einträge befinden sich in sogenannten Zonendateien. In einem DNS beschreibt eine Zone einen organisatorischen Bereich. Eine Domain kann aus einer einzigen Zone bestehen, umfangreiche Domains sind aber häufig in mehrere Zonen aufgeteilt. Da ein DNS hierarchisch aufgebaut ist, gibt es in jeder Zone einen zuständigen Server. Wenn eine bestimmte Domain aufgerufen wird, leitet der zuständige Server die Anfrage solange an einen tieferliegenden Server weiter, bis das endgültige Ziel erreicht ist.
RR-System:
Resource Records sind nach einem einfachen System aufgebaut und folgen folgendem Format:
<name> <ttl> <class> <type> <rdlength> <rdata>
Für jeden Record existiert eine eigene Zeile.
- <name>: Beschreibt den Namen der Domain und ist das, was der Nutzer in seinen Browser eingibt.
- <ttl>: ttl bedeutet „Time to live”. Dies ist die Zeit (in Sekunden), die ein Eintrag im Cache zwischengespeichert werden darf. Nach Ablauf der Zeit ist der RR eventuell nicht mehr aktuell. Diese Angabe ist optional.
- <class>: class beschreibt eine Klasse für DNS-Einträge. Diese Angabe ist optional.
- <type>: In einer Zonendatei gibt es verschiedene Typen von Resource Records. Ein Record-Typ bestimmt, welche Art von Informationen sich in einem Eintrag befinden.
- <rdlength>: Auch dies ist optional und gibt die Länge eines Datenfeldes an.
- <rdata>: Resource Data sind die Informationen, nach denen der Name der Domain aufgelöst wird, bspw. die IP-Adresse.
RR-Typen:
Es gibt mehrere RR-Typen, wie z.B. A, AAAA, MX und TXT. Für uns wichtig ist der CNAME Resource Record, den wir im Folgenden etwas näher beschreiben werden.
CNAME Resource Record:
Ein CNAME Resource Record ist im DNS dazu vorgesehen, einer Domain einen weiteren Namen (Alias) zuzuordnen. Die Abkürzung CNAME steht hierbei für „canonical name” und beschreibt den ersten, echten Namen einer Domain. Der vom CNAME Resource Record definierte Alias verweist dabei auf einen bestehenden A- oder AAAA-Record. Das Feld <rdata> ist bei diesem RR-Typen mit einem Domain-Namen gefüllt, der vorher in der Datei mit einer IP-Adresse verknüpft wurde. So ist es möglich, dass verschiedene Adressen auf den gleichen Server verweisen können.
Wenn bei rapidmail ein SPF-Eintrag hinterlegt werden soll, machen wir uns den CNAME Record zu nutzen. Sie als unser Kunde müssen in Ihrem DNS keinen SPF-Eintrag hinterlegen, sondern können ganz einfach einen CNAME Record vornehmen. Wie das funktioniert, beschreiben wir unter Einstellungen in Ihrem DNS und Beispiele für das Hinterlegen des SPF-Eintrags bei bekannten Webhostern.
A-Record:
Über den Typ A-Record findet der größte Teil der Namensauflösung im Internet statt. In diesem Feld steht eine IPv4-Adresse. Diese Adresse hat immer eine Größe von 4 Byte, weshalb dann auch der Wert unter <rdlength> 4 beträgt, sofern er angegeben wird. Über die Einträge im Datenfeld des A-Record ist es möglich, dass Internetnutzer einen Domain-Namen in den Browser eintragen und eine Anfrage an die entsprechende IP-Adresse gesendet wird.
AAAA-Record:
Ein AAAA-Record entspricht von der Funktionsweise her einem A-Record, unterscheidet sich aber in der Nutzung der IP-Adresse. Statt einer IPv4-Adresse nutzt der Record eine IPv6-Adresse. Die Datenlänge einer IPv6-Adresse beträgt immer 128 Bit bzw. 16 Byte, weshalb auch hier die Länge des Datenfeldes fest vorgegeben ist.
Funktionsweise SPF-Verfahren
Mit Hilfe eines SPF-Verfahren (Abb. 4) wird überprüft, ob ein Versandserver, in unserem Fall ist das der Server von rapidmail, berechtigt ist, E-Mails mit Ihrer Absenderadresse zu verschicken. Da Sie Ihre Newsletter über unseren rapidmail Server versenden, befindet sich allerdings im E-Mail-Header auch unsere rapidmail-Absenderdomain. Diese ist versteckt und für den Empfänger unsichtbar. Bisher wurde immer nur die versteckte rapidmail-Absenderdomain beim SPF-Verfahren geprüft. Mittlerweile prüfen allerdings einige Provider, wie zum Beispiel Microsoft 365, nicht nur die versteckte Absenderdomain, sondern auch die sichtbare eigene (z.B. Firmen-) Domain. Mit dem SPF-Verfahren wird geprüft, ob die E-Mail von einem Server versendet wurde, der im Resource Record der DNS der Versanddomain enthalten ist. Ist der Versandserver im Resource Record Ihres DNS eingetragen, signalisiert dies dem Mailprogramm des Empfängers, dass die versendete E-Mail von einer authentifizierten Domain stammt und es sich dabei nicht um Spam handelt. Damit diese Authentifizierung erfolgreich ist, ist es wichtig, dass Sie den rapidmail Server in den Resource Record Ihres DNS eintragen.
Aufbau des SPF-Eintrags
Ein SPF-Eintrag beginnt mit einer Versionsnummer, wie z.B. v=spf1. Es folgen dann beliebig viele Ausdrücke (sogenannte Direktiven), die von vorne nach hinten ausgewertet werden.
Diese Direktiven bestehen aus einem optionalen Qualifikator und einem Mechanismus. Der Mechanismus ergibt situationsabhängig entweder einen Treffer oder keinen Treffer.
Wichtigste Qualifikatoren:
- Pass (+): Absenderdomain ist autorisiert
- Fail (-): Absenderdomain ist nicht autorisiert
- Softfail (∼): nicht autorisierte Absenderdomains werden definiert und ggf. großzügig behandelt
Wichtigste Mechanismen:
- all: die Direktive trifft immer zu
- a: die Direktive trifft zu, wenn ein A- oder AAAA-Record der befragten Domäne die IP-Adresse der Absenderdomain enthält
- include: die Direktive trifft zu, wenn eine zusätzliche SPF-Anfrage gestellt wird und diese die IP-Adresse der Absenderdomain enthält
Beispiel für einen SPF-Eintrag für eine Subdomain von rapidmail
In diesem Beispiel haben wir für die Subdomain „rm01.rapidmail.de” einen SPF-Eintrag hinterlegt. Dieser SPF-Eintrag sieht folgendermaßen aus (Abb. 5):
Wozu benötigen Sie einen SPF-Eintrag und warum sollte er hinterlegt werden?
Da immer mehr Provider einen SPF-Eintrag für Ihre sichtbare Absenderdomain abfragen, raten wir dringend dazu, einen SPF-Eintrag in Ihrem DNS zu hinterlegen. Dieser verbessert die Zustellung Ihrer E-Mails bzw. Newsletter und sorgt dafür, dass Ihre Mailings weniger als Spam klassifiziert werden.
Einen SPF-Eintrag mit rapidmail erzeugen
Wenn Sie einen SPF-Eintrag bei rapidmail erzeugen, wird kein klassischer SPF-Record erzeugt, sondern ein CNAME-Record. Wir haben uns für diese Vorgehensweise entschieden, um ein Domain Alignment zu vereinfachen und eine Einschränkung der „include”-Mechanismen zu umgehen, da nicht beliebig viele „includes” in einem SPF-Eintrag angelegt werden können.
- Klicken Sie in Ihrem Konto auf Ihr „Kürzel” > „Benutzername” (Abb. 6).
- Wählen Sie dort im linken Bereich die Kategorie „Absender-Einstellungen” (Abb. 7). An dieser Stelle sehen Sie alle Ihre Absender-Adressen und können dort auch neue hinzufügen. Klicken Sie anschließend auf den Reiter „Absender-Authentifizierung” (Abb. 8).
Hier können Sie Ihre Absenderdomain sehen. Falls Sie mehrere Absenderdomains angelegt haben, sind diese hier auch aufgelistet. Für jede Absenderdomain müssen Sie einen neuen SPF-Eintrag hinterlegen. Wenn eine Eintragung bereits vorliegt, erscheint vor „SPF / Sender ID” ein grünes Häkchen (Abb. 8). Wurde die Eintragung noch nicht durchgeführt, wird ein graues Kreuz angezeigt (Abb.9). In diesem Fall klicken Sie bitte auf „Anzeigen” (Augensymbol) (Abb. 10).
Der SPF-Eintrag (Abb. 11) wird in einem extra Fenster angezeigt. Die angezeigten Informationen können Sie jetzt in Ihrem DNS hinzufügen. Lassen Sie das Browserfenster mit den SPF-Daten geöffnet und kopieren Sie den Text unter „Ziel” und „Wert”. Öffnen Sie ein neues Browserfenster und hinterlegen Sie diesen Text (Abb. 11) im DNS Ihres Webhosters.
Einstellungen in Ihrem DNS
Im Normalfall können Sie die Eintragungen beim jeweiligen Webhoster selbst vornehmen, wie zum Beispiel bei united domains, strato, one.com oder Ionos (1&1). Wenn Sie sich nicht sicher sind, bei welchem Anbieter Ihre Website gehostet ist, wenden Sie sich an Ihre IT-Abteilung oder den Dienstleister, der Ihre Website erstellt hat.
So hinterlegen Sie den SPF-Eintrag in Ihrem DNS
Beachten Sie bitte, dass die Ansichten und die Feldbezeichnungen von Webhoster zu Webhoster unterschiedlich sein können. In der Regel müssen Sie sich im Reiter „Domains” befinden (auch das Feld „Domains” kann von Webhoster zu Webhoster unterschiedlich benannt sein). Wählen Sie dann das Feld „CNAME Records” aus. Dort können Sie nun Ihre Einstellungen vornehmen.
Beachten Sie bitte, dass Sie, wie schon unter Einen SPF-Eintrag mit rapidmail erzeugen beschrieben, einen CNAME-Eintrag und keinen SPF-Eintrag hinterlegen müssen.
Ziel:
In den DNS Einstellungen Ihres Servers muss zunächst ein sogenannter CNAME-Eintrag für das angegebene Ziel (z.B. die Subdomain rm01.ihrfirmenname.de) angelegt werden (Abb. 12).
- Kopieren Sie unter „Ziel” den Wert „rm01.rapidmail.de”.
Beachten Sie bitte, dass in einigen Fällen und bei manchen Webhostern, bereits der Domainname hinterlegt wurde. Wurde die Endung nicht automatisch angefügt, müssen Sie die Endung manuell einfügen.
- Wert bei hinterlegter Domain: rm01
- Wert bei nicht hinterlegter Domain: rm01.IhreDomain.de
Art:
Unter „Art” (auch als „Typ” bezeichnet) tragen Sie bitte für das Format „CNAME” ein, sofern dies erforderlich ist.
Wert:
Kopieren Sie in rapidmail alle Informationen, die sich im Fenster im Feld „Wert“ (auch „Value” genannt) befinden (Abb. 13), in das entsprechende Feld „Wert“ in Ihrem DNS.
- Hinterlegen Sie dann im entsprechenden Feld „return-cname.emailsys.net”.
Beachten Sie bitte, dass ein CNAME-Eintrag immer nur für eine Subdomain angelegt werden kann. Legen Sie daher den Eintrag bitte für die Subdomain „rm01.ihrfirmenname.de”, entsprechend Ihrer Hauptdomain an. Für die Domain www.rapidmail.de wäre die Subdomain bspw. „rm01.rapidmail.de”. Die Einrichtung kann hier bis zu 24 Stunden dauern, bis Ihr CNAME Eintrag überall im Internet bekannt ist. Sobald aber diese Einstellung getätigt ist, ist der SPF-Eintrag aktiv und sollte Ihnen mit einem grünen Häkchen in Ihrem Konto angezeigt werden.
Sollten Sie den Einstellungsbereich in Ihrem DNS nicht finden, wenden Sie sich bitte an Ihren Webhoster.
Im rapidmail Konto prüfen, ob der SPF-Record richtig hinterlegt ist
Klicken Sie im rapidmail-Konto bitte auf den Refresh-Button ganz rechts, um zu prüfen, ob der SPF-Record hinterlegt ist (Abb. 14).
Achtung: Leider können wir technisch nicht prüfen, ob der Eintrag korrekt oder falsch hinterlegt wurde – wir können nur prüfen, ob ein Eintrag vorliegt oder nicht.
Ist dies der Fall, wird bei „SPF / Sender ID” ein grünes Häkchen angezeigt.
In Verbindung mit einem hinterlegten DKIM-Key erreichen Sie für Ihre Absenderdomains automatisch ein sogenanntes Domain Alignment – ein Kriterium, auf das immer mehr Provider wie Microsoft 365 oder t-online bei der Spamprüfung achten.
Beispiele für das Hinterlegen des SPF-Eintrags bei bekannten Webhostern
Im Folgenden möchten wir Ihnen einen bekannten Webhoster vorstellen, bei denen Sie den SPF-Eintrag selbst hinterlegen können. Die Einstellungen, die beim Hinterlegen des SPF-Eintrags vorgenommen werden müssen, können sich von Webhoster zu Webhoster leicht unterscheiden. Exemplarisch möchten wir hier auf das Hinterlegen des SPF-Eintrags bei STRATO eingehen.
Hinterlegen des SPF-Eintrags bei STRATO
Durch das Hinterlegen des SPF-Eintrags erlauben Sie dem Server von rapidmail Ihre Newsletter mit Ihrer Absenderadresse zu versenden. Es wird geprüft, ob der rapidmail Server im Resource Record der DNS von STRATO enthalten ist.
Da es von rapidmail so vorgesehen ist, einen CNAME Record vorzunehmen, der dann auf einen SPF-Eintrag verweist, müssen Sie auch bei STRATO einen CNAME Record hinterlegen. Diesen CNAME Record können Sie je Subdomain nur einmal vornehmen.
Zum Hinterlegen des CNAME Eintrags in Ihrem STRATO-DNS gehen Sie bitte wie folgt vor:
- Melden Sie sich mit Ihren STRATO-Zugangsdaten auf www.strato.de an (Abb. 15).
- Klicken Sie bei STRATO im Menü auf der linken Seite auf „Domains” > „Domainverwaltung” (Abb. 16).
- Wählen Sie nun die entsprechende Domain aus und klicken Sie auf „verwalten” (Abb. 17).
- Klappen Sie den Menüpunkt „DNS Einstellungen” aus und klicken Sie dann neben „TXT und CNAME Records inklusive SPF und DKIM Einstellungen“ auf „verwalten“ (Abb. 18).
- Nun können Sie alle Daten hinterlegen (Abb. 19):
Beachten Sie bitte, dass es von rapidmail so vorgesehen ist, dass Sie für den SPF-Eintrag anstelle eines txt-Eintrags ein CNAME-Eintrag hinterlegen. Dies wurde von rapidmail so eingerichtet, um ein Domain Alignment zu erreichen.
- Kopieren Sie die SPF-Daten aus Ihrem rapidmail Konto und tragen Sie sie wie folgt ein:
- Unter „Präfix” (1) muss „rm01“ hinterlegt werden (Abb. 20). Dies können Sie aus dem Feld „Ziel” von rapidmail kopieren.
- Unter „Wert” (2) wird der entsprechende Wert aus rapidmail komplett kopiert und eingefügt (Abb. 20).
- Klicken Sie dann auf „Einstellung übernehmen” (3) (Abb. 20).
- Prüfen Sie in Ihrem rapidmail Konto, ob der Eintrag richtig hinterlegt ist (s. Im rapidmail Konto prüfen, ob der SPF-Record richtig hinterlegt ist).
