Nach Gmail & Yahoo folgt Outlook: Das bedeuten die neuen Zustellungs-Richtlinien für Ihr E-Mail-Marketing

Professionelles E-Mail-Marketing lebt davon, dass Ihre Kontakte Interesse an Ihren Nachrichten haben und deren Erhalt zustimmen. Daneben landen aber leider auch viele unerwünschte Spam-E-Mails von dubiosen Absendern in den Posteingängen. Dagegen sind die E-Mail-Provider Gmail und Yahoo bereits vorgegangen: Neue Zustellungs-Richtlinien sollen dafür sorgen, dass Spamfilter eingehende Massen-Spam-Mails noch besser als solche erkennen und aus den Posteingängen fernhalten. Jetzt zieht auch Microsoft mit ähnlichen Zustellungs-Richtlinien für Outlook ab dem 5. Mai 2025 nach. Um sicherzustellen, dass Ihre erwünschten Newsletter und Marketing-E-Mails weiterhin zuverlässig bei Ihren Kontakten ankommen, sollten Sie sich als Versender:in auf die neuen Richtlinien vorbereiten – wir zeigen, was Sie tun müssen!

1. Diese Änderungen in den Zustellungs-Richtlinien sind für Sie wichtig

Auch wenn die Änderungen bei den Zustellungs-Richtlinien nicht nur von uns als Newsletter-Software, sondern auch von Ihnen als Newsletter-Versender:in ein wenig Aufmerksamkeit benötigen: Es ist eine gute Sache, dass sich neben Gmail und Yahoo jetzt auch Outlook dafür einsetzt, dass unsere Posteingänge so sicher wie nur möglich bleiben und nur die Nachrichten von seriösen Absendern darin landen.

So gibt Google in seinem Sicherheitscenter an, dass es Gmail derzeit schon gelinge, über 99,9 % aller Spam-, Phishing- und Malware-E-Mails noch vor der Zustellung in das Empfangspostfach abzufangen – was fast 10 Millionen E-Mails pro Minute seien. Trotzdem ist es notwendig, dass Filtermaßnahmen und -kriterien immer wieder geprüft, neu durchdacht und optimiert werden. Denn auch die Spam-Versender:innen bleiben nicht untätig und passen ihre Methoden immer wieder an, um auch das kleinste Schlupfloch für den Spam-Versand auszunutzen.

Aus diesem Grund hatte Google schon 2023 ein Gmail-Sicherheitsupdate für 2024 angekündigt und durchgeführt. Und auch beim E-Mail-Provider Yahoo hat es entsprechende Änderungen in den Yahoo-E-Mail-Standards gegeben.

Ein Jahr später kündigt jetzt auch Microsoft neue Richtlinien für Outlook an, die ab dem 5. Mai 2025 in Kraft treten und die sich inhaltlich mit den angepassten Zustellungs-Richtlinien von Gmail und Yahoo im Vorjahr decken.

Aber was bedeutet das Ganze für Sie und Ihr Newsletter-Marketing? Damit Sie sich nicht online durch sämtliche Artikel kämpfen müssen, fassen wir hier alle Richtlinien und Informationen auf einen Blick zusammen, die für Sie als Newsletter-Absender:in relevant sind. Und keine Panik: Wir bekommen das zusammen hin! 🤗

Mit diesen 2 Zustellungs-Richtlinien für den E-Mail-Versand sollten Sie sich für Ihr Newsletter-Marketing auseinandersetzen:

Nr. 1:

E-Mails von Freemail-Absenderadressen an eine hohe Empfängeranzahl werden nicht mehr zugestellt.

Sie sind davon betroffen, wenn Sie Ihren Newsletter oder Ihre Marketing-E-Mails derzeit über eine Gmail-, Yahoo- oder Outlook-Freemail-Adresse versenden.

Nr. 2:

Für E-Mail-Absender-Domains müssen DKIM, SPF und ein DMARC-Eintrag beim Webhoster hinterlegt sein.

Sie sind davon betroffen, wenn Sie bisher keine DKIM- und SPF-Authentifizierung für Ihre Newsletter-Absender-Domain (z. B. „@ihre-firma.de“) vorgenommen und bis jetzt keinen DMARC-Eintrag bei Ihrem Webhoster – also Ihrem Internet Service Provider (z. B. IONOS oder Strato) – gemacht haben.

🆘 Ääääh – Sie verstehen nur Bahnhof? Keine Sorge, so kompliziert, wie das erstmal klingt, ist es gar nicht! Wir erklären gleich noch in Ruhe, worum es hier überhaupt geht.

2. So wirken sich die angepassten Regeln auf Ihr Newsletter-Marketing aus

Oh-oh – haben Sie gerade gemerkt, dass Sie von den neuen Zustellungs-Richtlinien betroffen sind? Dann legen wir Ihnen dringend ans Herz, sich zeitnah genauer mit dem Thema zu beschäftigen, damit Ihre Newsletter auch weiterhin sicher im Posteingang Ihrer Zielgruppe landen.

Andernfalls besteht die Gefahr, dass die neuen Vorgaben Ihrem E-Mail-Marketing folgende Steine in den Weg legen, wenn…:

• …Sie Ihre Newsletter und Marketing-Mails aktuell über eine Freemail-Absenderadresse versenden: Das Risiko ist sehr hoch, dass Ihre Newsletter bei all Ihren Kontakten, die Outlook, Gmail oder Yahoo als E-Mail-Provider nutzen, nicht mehr zugestellt werden. Aktuell haben nur Gmail, Yahoo und Outlook neue Richtlinien veröffentlicht. Allerdings können weitere E-Mail-Provider „nachziehen“, was bedeuten würde, dass auch Newsletter, die über andere Freemail-Adressen versendet werden, nicht mehr bei Ihren Kontakten ankommen.

• …Sie noch keinen DKIM-Key, SPF-Record und DMARC-Eintrag bei Ihrem Webhoster hinterlegt haben: Auch in dem Fall ist das Risiko sehr hoch, dass Ihre Newsletter bei all Ihren Kontakten, die Outlook, Gmail oder Yahoo als E-Mail-Provider nutzen, nicht mehr zugestellt werden. Und auch hier könnten sich weitere Anbieter dazu entschließen, die gleichen Maßnahmen umzusetzen. Das würde wiederum bedeuten, dass Ihre Newsletter auch Kontakte nicht mehr erreichen, die andere E-Mail-Provider verwenden.

3. Einen Schritt voraus: Wie Sie sich rechtzeitig auf die Richtlinien vorbereiten

Klar, oft ist es einfacher zu hoffen, dass die Auswirkungen der Änderungen schon nicht so gravierend sein werden und man vielleicht gar nicht erst aktiv werden muss. Unser rapidmail Zustellbarkeits-Experte Matthias, der alle Anpassungen der E-Mail-Provider immer genau im Blick behält, weiß aber, dass die neuesten Entwicklungen alle in die gleiche Richtung gehen:

Die Sicherheit in der E-Mail-Kommunikation spielt bei allen Anbietern eine immer größere Rolle. Für Absender führt daher kein Weg mehr daran vorbei, wichtige Authentifierzungsmaßnahmen umzusetzen.

Matthias, Zustellbarkeits-Experte bei rapidmail

Die gute Nachricht lautet: Wenn Sie sich jetzt einmal reinhängen und sich ordentlich auf die Änderungen vorbereiten – dann haben Sie für Ihr Newsletter-Marketing nichts zu befürchten, wenn auch bei Outlook die neuen Richtlinien im Mai 2025 in Kraft treten.

Dadurch halten Sie sich nicht nur an die neuen Vorgaben der E-Mail-Provider, sondern bauen für die Absender-Domain Ihres Unternehmens bei Providern wie Outlook, Gmail oder Yahoo gleichzeitig eine gute Reputation als seriöser Newsletter-Absender auf und profitieren so auch langfristig von einer maximalen Newsletter-Zustellbarkeit.

So bereiten Sie sich auf die neuen Zustellungs-Richtlinien der großen E-Mail-Provider vor: 

To-do Nr. 1:

Nutzen Sie Ihre Firmen-Domain als Newsletter-Absender-Domain statt einer Freemail-Absenderadresse.

Versenden Sie Ihre Newsletter nicht weiter über Ihre Freemail-Absenderadresse wie z. B. „ihre-firma@gmail.com“, sondern richten Sie sich eine eigene Absender-Domain für Ihr Unternehmen ein, damit Sie Ihren Newsletter beispielsweise über die E-Mail-Absender-Adresse „newsletter@ihre-firma.de“ verschicken können.

To-do Nr. 2:

Setzen Sie die drei wichtigen Authentifizierungsverfahren DKIM, SPF und DMARC um.

Als Newsletter-Versender:in müssen Sie fortan beweisen können, dass Sie auch wirklich der Absender des Newsletters sind. Das klingt erstmal simpel, aus technischer Sicht ist das Ganze dann aber doch etwas komplexer.

Die Authentifizierungsverfahren DKIM und SPF stellen beim Newsletterversand durch im Hintergrund ablaufende Sicherheitsmechanismen sicher, dass der angezeigte Absender einer E-Mail auch wirklich der echte Absender ist. Wenn die Authentifizierung über DKIM oder SPF erfolgreich ist, wird Ihre E-Mail dem vorgesehenen Kontakt erfolgreich zugestellt.

Wenn keine DKIM- und SPF-Einträge vorhanden sind oder die Authentifizierung fehlschlägt, wird Ihr Newsletter dagegen mit hoher Wahrscheinlichkeit als verdächtig eingestuft – und hier kommt das dritte Authentifizierungsverfahren DMARC (kurz für „Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance“) ins Spiel.

Der bei Ihrem Webhoster hinterlegte DMARC-Eintrag liefert den E-Mail-Providern Ihrer Kontakte dann die Information darüber, was jetzt eigentlich mit der spamverdächtigen E-Mail passieren soll. Dabei gibt es drei Optionen, mit denen Sie festlegen können, wie die E-Mail-Server Ihrer Kontakte mit den nicht authentifizierten E-Mails umgehen sollen: Indem Sie Ihren DMARC-Eintrag entsprechend konfigurieren, können Sie entscheiden, dass nicht authentifizierte E-Mails direkt abgelehnt werden („reject“), in den Spam-Ordner verschoben („quarantine“) oder trotzdem ganz normal zugestellt werden sollen („none“).

Keine Sorge: Wie die DMARC-Authentifizierung technisch funktioniert und was genau die verschiedenen Optionen im Hintergrund auslösen, müssen Sie gar nicht im Detail verstehen – dafür sind ja wir da! Wichtig für Sie und Ihr Newsletter-Marketing ist, dass Sie bei Ihrem Webhoster (z. B. Strato oder IONOS) neben dem DKIM-Schlüssel und einem SPF-Eintrag auch einen DMARC-Eintrag hinterlegen – das ist in wenigen Minuten erledigt! Den Teil können wir Ihnen leider nicht abnehmen.

Dabei reicht für den DMARC-Eintrag aktuell die Minimal-Variante „p(olicy)=none“ aus, wodurch Ihre Newsletter auch nach einer fehlgeschlagenen DKIM- und SPF-Authentifizierung ganz normal zugestellt werden. Sie können dabei gar nichts falsch machen! So sieht ein DMARC-Eintrag in einem DNS („Domain Name System“) eines Webhosters beispielsweise aus – Sie werden sehen, so kompliziert ist es nicht:

Wenn Sie Newsletter versenden, sollten Sie also unbedingt alle drei Authentifizierungsverfahren DKIM, SPF und DMARC nutzen, um eine maximale Zustellbarkeit Ihrer E-Mails zu gewährleisten. Ansonsten steigt das Risiko, dass Ihre Nachrichten als Spam eingestuft werden, immer weiter – insbesondere vor dem Hintergrund der neuen Outlook-, Gmail- und Yahoo-Richtlinien. Wie Sie die drei Verfahren ganz einfach mit rapidmail umsetzen können, zeigen wir Ihnen im letzten Kapitel!

Außerdem stärken Sie mithilfe von DKIM, SPF und DMARC nicht nur Ihre eigene Versandreputation Ihrer Absender-Domain bei den Spamfiltern, sondern auch die Ihres Newsletter-Tools. Das heißt z. B. für alle rapidmail Nutzer:innen: Je mehr Kundinnen und Kunden die wichtigen Authentifizierungsverfahren für ihre Absender-Domains eingerichtet haben, desto besser wird die Versandreputation unserer Newsletter-Software. Somit profitieren am Ende alle rapidmail Kund:innen von optimalen Zustellungsbedingungen für ihre Newsletter: Einer für alle, alle für einen! 💪🏽

Leider reicht die Umsetzung der Authentifizierungsverfahren alleine nicht aus: Am wichtigsten ist es natürlich weiterhin, dass Sie keine Spam-Inhalte an Ihre Kontakte versenden, sondern abwechslungsreiche und relevante Newsletter-Inhalte, die genau auf deren Interessen abgestimmt sind.

Mein persönlicher Tipp, jetzt mal nicht durch die Blume gesagt, lautet: Versenden Sie bitte keinen Mist. Mit Spam-Inhalten und exzessiven Kaufaufforderungen schrecken Sie nicht nur Ihre Zielgruppe, sondern auch die Spamfilter ab. Die Folge sind miserable Zustellraten und ein schlechtes Markenimage. Achten Sie stattdessen auf eine vorliegende Newsletter-Einwilligung Ihrer Kontakte per Double Opt-in, kaufen Sie bloß keine Adressen und versenden Sie Inhalte, die weiterhelfen und spannend sind.

Matthias, Zustellbarkeits-Experte bei rapidmail

💡rapidtipp: In 9 Schritten zur optimalen Newsletter-Zustellbarkeit

Als Newsletter-Tool tun wir natürlich alles, um für eine maximale Zustellbarkeit für Ihr E-Mail-Marketing zu sorgen. Trotzdem können auch Sie als Versender:in aktiv dazu beitragen, die Zustellung Ihrer Newsletter zusätzlich zu optimieren, sei es durch einen Frühjahrsputz in Ihrem Newsletter-Verteiler, die Minimierung der E-Mail-Größe oder die Anpassung Ihrer Newsletter an mobile Endgeräte – mithilfe unseres Guides gelangen Sie in nur 9 Schritten zur idealen E-Mail-Zustellbarkeit!

4. So funktioniert’s mit rapidmail: Anleitungen zur Vorbereitung

Keine Panik: Sie müssen nicht alles aus diesem Blogbeitrag bis ins kleinste Detail verstanden haben. Wichtig ist vor allem, dass Sie jetzt wissen, dass die Zustellbarkeit Ihrer Newsletter ein wichtiges Thema ist und Sie aktiv dazu beitragen können, eine optimale Zustellung zu ermöglichen.

Auch wenn uns das Thema Zustellbarkeit schon immer sehr am Herzen lag und wir uns mit rapidmail in puncto Zustellraten zu den besten deutschen Newsletter-Tool-Anbietern (Quelle: EMailToolTester, 2023) zählen dürfen, gibt es für Sie als Newsletter-Versender:in eine kleine To-do-Liste, die wir Ihnen leider nicht abnehmen können.

Zur Erinnerung:

✔️ 1. To-do: Nutzen Sie Ihre Firmen-Domain als Newsletter-Absender-Domain.
✔️ 2. To-do: Setzen Sie die drei Authentifizierungsverfahren DKIM, SPF und DMARC um.

Trotzdem versuchen wir, Sie bei der Umsetzung der To-dos so gut wie möglich zu unterstützen, indem wir den Prozess so einfach wie möglich für Sie gestalten und Sie an die Hand nehmen, um Sie bei den nötigen Anpassungen Schritt für Schritt zu begleiten. Und wenn alle Stricke reißen, können Sie sich natürlich jederzeit kostenlos an unser Support-Team wenden!

In unserem Blog und Hilfecenter haben wir ausführliche Infos und leicht verständliche Schritt-für-Schritt-Anleitungen vorbereitet, mit denen Sie sich bestmöglich auf die neuen Yahoo- und Gmail-Richtlinien vorbereiten können:

Viel Erfolg bei der Umsetzung – Sie schaffen das! Falls Sie trotzdem mal nicht weiterkommen sollten, ist unser Support-Team selbstverständlich jederzeit für Sie da. 💌