Serienmail mit Outlook erstellen: Eignet sich Outlook als Newsletter-Tool?

Outlook ist eines der meistgenutzten E-Mail-Programme, vor allem viele Unternehmen verwenden die Software für die E-Mail-Kommunikation der Mitarbeiter. Wer sich schon einmal ein bisschen im Programm umgeschaut hat, hat sicher festgestellt, dass mit Outlook Serienmails erstellt und versendet werden können. Was genau sind Serienmails? Bedeutet das, dass Sie als Unternehmen über Outlook kostenlos Newsletter erstellen und an Interessenten versenden können? 

1. Newsletter erstellen mit Outlook: So funktioniert’s!

Der einfachste Weg, um einen Outlook Newsletter zu versenden, ist ihn im ersten Schritt mit Microsoft Word zu erstellen und ihn anschließend über Outlook an die gewünschten Kontakte zu versenden. Aber gleich vorneweg: Da bei Outlook die verfügbaren Funktionen, die Versandstruktur und die Gestaltungsmöglichkeiten für einen Newsletter sehr begrenzt sind, eignen sich Outlook-Newsletter nicht als Marketing-Tool für Unternehmen, die darüber z. B. Produkte verkaufen möchten – dazu später mehr.

Schauen wir uns erst einmal an, wie der Newsletterversand mit Outlook theoretisch möglich ist. Lassen Sie sich beim Erstellen Ihres Newsletters nicht von der Bezeichnung „Serien-Brief” bzw. „Serien-E-Mail” verwirren, die in der Outlook E-Mail-App und in Word verwendet wird. Über diese Funktion kann man laut Outlook „einen Serienbrief oder eine Serien-E-Mail erstellen, die an eine Gruppe von Kontakten gesendet werden soll”. Genau das wollen wir mit unserem Newsletter ja erreichen. Legen wir gleich los! 

Um der Anleitung besser folgen zu können, setzen Sie die Punkte am besten direkt Schritt für Schritt um und erstellen so quasi einen Test-Newsletter mit Outlook:

Schritt 1: Outlook Newsletter in Microsoft Word erstellen

• Öffnen Sie ein leeres Word-Dokument
• Klicken Sie oben in der Registerkarte auf „Sendungen” und dann im Menü auf „Seriendruck starten” und „E-Mail-Nachrichten”. Jetzt befindet sich Ihr Word-Dokument quasi im Newsletter-Modus.

• Klicken Sie dann im Menü auf „Empfänger auswählen”. Je nachdem, an wie viele und welche Personen Sie die Outlook Serienmail senden möchten, können Sie eine der drei Optionen auswählen: Unter „Neue Liste eingeben” können Sie die Kontaktdaten einzelner Empfänger manuell eintragen und als neue Empfängerdatei auf Ihrem PC speichern, unter „Vorhandene Liste verwenden” können Sie eine Excel- oder CSV-Empfängerdatei auswählen, die auf Ihrem Rechner gespeichert ist, und unter „Aus Outlook-Kontakten auswählen” können Sie bestimmte Kontakte aus Ihrer Outlook-App als Empfänger Ihres Newsletters festlegen. Hierzu reicht es nicht aus, dass Sie den Kontakt schon einmal per E-Mail angeschrieben bzw. eine Mail von der Person erhalten haben. Sie müssen die Kontaktadresse vorher z. B. per Rechtsklick auf die E-Mail-Adresse und der Aktion „Zu Outlook-Kontakten hinzufügen” in Ihrer App gespeichert haben.

• Jetzt geht’s ans Eingemachte: Starten Sie am besten mit einer persönlichen Begrüßung! Wenn Ihnen neben der E-Mail-Adresse auch weitere Kontaktdaten wie Vor- oder Nachname vorliegen, können Sie diese nutzen, um Ihre Empfänger im Newsletter persönlich anzusprechen. Klicken Sie dazu im Menü auf „Grußzeile”. Im Pop-up-Fenster können Sie jetzt das Format für Ihre personalisierte Anrede einstellen. Klicken Sie dann auf „OK”, steht in Ihrer E-Mail die Begrüßungsformel als «Anrede». Denken Sie unbedingt auch an die alternative Begrüßungsformel für alle Empfänger, bei denen im Newsletter-Verteiler der Name fehlt. In unserem Beispiel tragen wir hierfür „Hallo” ein:

• Danach können Sie Ihren Newsletter schreiben und den Text bei Bedarf mit Ihrer Website verlinken (z. B. über Rechtsklick und „Link”). Theoretisch stehen Ihnen hier alle Möglichkeiten zur Verfügung, die Sie auch bei der herkömmlichen Nutzung von Word als Textverarbeitungs-Programm haben. Sie können z. B. Bilder einfügen oder Textteile mit farbigen Rahmen versehen. Leider ist einer der Nachteile eines Outlook Newsletters, dass die vorgesehene Darstellung der E-Mail und die tatsächliche Darstellung im E-Mail-Programm der Empfänger häufig stark voneinander abweichen. Da Ihnen vor dem Versand auch kein Darstellungstest oder eine Vorschaufunktion zur Verfügung stehen, sollten Sie Ihre Outlook Serienmail so schlicht wie möglich halten und möglichst keine Grafikelemente einfügen.

Schritt 2: Den erstellten Newsletter mit Outlook versenden

Unsere Serienmail ist versandbereit – jetzt müssen wir sie nur noch versenden! 

• Klicken Sie in Ihrem Word-Dokument im Menü auf „Fertig stellen und zusammenführen” und dort auf „E-Mail-Nachrichten senden”.

• In dem Pop-up-Fenster können Sie jetzt noch den gewünschten Newsletter-Betreff angeben. Überprüfen Sie, dass in den Nachrichtenoptionen oben „EMailAdresse” eingestellt ist und „HTML” als E-Mail-Format.

• Klicken Sie dann auf „Ok” und geben damit den Startschuss für den Versand Ihres Outlook-Newsletters.

Aber halt! Wenn wir unsere versendete Outlook Serien-E-Mail jetzt aus Empfängersicht in unserem E-Mail-Postfach anschauen, stellen wir schnell fest, dass Outlook vielleicht doch nicht DAS perfekte Newsletter-Tool ist, da es ganz offensichtliche Nachteile hat…

2. Was sind die Nachteile von Outlook als Newsletter-Tool?

Der große Vorteil von Outlook als Newsletter-Software ist der Versand ohne zusätzliche Kosten. Ein professionelles Newsletter-Tool mit allen wichtigen Funktionen und der nötigen Struktur ist je nach gewähltem Paket dagegen mit monatlichen Kosten bzw. auch nur einer Zahlung pro Versand verbunden. Wenn wir uns aber die vielen Nachteile von Outlook gegenüber einer richtigen Newsletter-Software ansehen, wird schnell klar, dass sich diese geringen Ausgaben für Unternehmen definitiv lohnen:

Mit Outlook als Newsletter-Tool…

• ist keine newsletterübergreifende Empfängerverwaltung möglich: Möchten Empfänger den Newsletter z. B. nicht länger erhalten, können sie sich nicht einfach über einen Klick auf den Abmeldelink aus dem Newsletter-Verteiler austragen. Es gibt beispielsweise auch keine Blacklist, in die bestimmte Kontaktadressen eingetragen werden können, um zu vermeiden, dass diese Empfänger Ihren Newsletter in Zukunft erneut erhalten.
• gibt es kaum Möglichkeiten für personalisierte Newsletter-Inhalte: Allein die Begrüßungsformel kann personalisiert werden, doch auch hier gibt es Einschränkungen. Zum Beispiel kann nicht je nach Geschlecht des Empfängers unterschieden werden, ob die Person mit „Liebe [Vorname]” oder „Lieber [Vorname]” begrüßt wird.
• können verschiedene Betreff-Varianten nicht vorab getestet werden: Da Outlook kein A/B-Testing für den Serienmail-Betreff anbietet, kann nicht erst an einem kleinen Teil der Empfänger getestet werden, welche Betreff-Variante besser ankommt.
• können keine Emojis in den Newsletter-Betreff eingefügt werden: Emojis, die zum jeweiligen Newsletter-Thema passen, fallen im E-Mail-Postfach auf und erhöhen so die Öffnungsrate einer E-Mail. Beim Newsletterversand über Outlook kann zwar theoretisch ein Emoji in die Betreffzeile eingefügt werden, jedoch wird dieses im Empfänger-Postfach nicht korrekt angezeigt:

• steht keine Vorschau-Funktion bzw. kein Darstellungstest vor dem E-Mail-Versand zur Verfügung: Obwohl der Outlook-Newsletter im Word-Dokument schön dargestellt war und so versendet wurde, wird er z. B. im E-Mail-Programm web.de nicht korrekt dargestellt. Das heißt bei jedem Versand bleibt es ungewiss, was Ihre Empfänger tatsächlich zu sehen bekommen, wenn Sie Ihre E-Mails öffnen.

• werden die E-Mails nicht automatisch responsive dargestellt: Immer mehr Menschen lesen ihre E-Mails am Smartphone. Beim Newsletterversand mit Outlook wird die Darstellung des Mailings nicht automatisch an den kleineren Bildschirm angepasst, wodurch das Lesen des Newsletters am Handy so gut wie unmöglich wird.
• stehen Ihnen keine kostenlosen Newsletter-Vorlagen zur Verfügung: Bei jedem Versand müssen Sie Ihre Serienmail erst selbst erstellen und strukturieren. Sie haben keine Gratisvorlagen zur Auswahl, in die Sie nur noch Ihren Text einfügen müssen.
• fehlt es an Designmöglichkeiten: Außer durch das Einfügen von Bildern kann ein Outlook-Newsletter nicht ansprechend designt werden, was sich natürlich in der Lese- und Klickrate bemerkbar macht.

• ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass Ihr Newsletter als Spam eingestuft wird: Die gesamte Struktur von Outlook (u. a. die Server und die IP-Adressen) ist nicht auf den Versand von Massenmails ausgerichtet. Die Empfangsserver stufen Newsletter, die über Outlook versendet werden, daher häufig als Spam ein. Zudem wird über Outlook auch keine entsprechende Info in den E-Mail-Header aufgenommen, dass es sich um einen E-Mail-Versand an eine hohe Anzahl an Empfängern handelt. E-Mail-Provider wie z. B. Gmail wissen so nicht, dass Sie den Newsletter bewusst an viele Empfänger senden und der Spam-Filter eigentlich keinen Alarm schlagen müsste. 
• können Sie Ihren Newsletter an maximal 500 Empfänger senden: Bei größeren Unternehmen mit vielen Abonnenten oder auch kleinen beliebten Newsletter-Versendern wird das Limit von 500 Empfängern pro Nachricht schnell lästig.
• gibt es keine Möglichkeiten, den Erfolg Ihres Newsletters zu messen: Sie können in Ihrer Outlook-App nicht nachvollziehen, wie viele Personen Ihre Inhalte letztendlich erreicht haben und z. B. nicht herausfinden, welche Themen bei Ihren Lesern gut ankommen.

3. Die bessere Alternative zur Outlook Serienmail: Newsletter mit rapidmail versenden

Newsletter werden von Unternehmen, Organisationen und Vereinen häufig zum Direktmarketing eingesetzt. Newsletter sollen begeistern, informieren, die Leser an eine Marke binden oder sie zum Kauf motivieren. Aus den oben genannten Gründen ist dies mit Outlook als Newsletter-Software quasi unmöglich.

Setzen Sie stattdessen auf erfolgreiches E-Mail-Marketing mit einem professionellen Newsletter-Tool, mit dem Sie ganz einfach Newsletter erstellen und versenden können, die Ihre Abonnenten gerne lesen. Auch als Einsteiger können Sie mit nur wenigen Klicks ein Mailing zaubern, das Ihre Kunden und Interessenten vom Hocker haut. Aber das ist nicht der einzige Vorteil!

Mit rapidmail als Newsletter-Tool…

• war die Empfängerverwaltung noch nie so einfach: Egal ob neue Anmeldungen über das Newsletter-Anmeldeformular auf Ihrer Website, Abmeldungen vom Newsletter oder neue Kunden, die sich in Ihrem Onlineshop angemeldet haben und automatisch in die Empfängerliste aufgenommen werden: rapidmail verwaltet Ihre Newsletter-Empfänger wie von allein!
• stehen Ihnen umfangreiche Personalisierungsfunktionen zur Verfügung: Sprechen Sie Ihre Empfänger nicht nur im Newsletter persönlich an, sondern personalisieren Sie mit rapidmail auch den Newsletter-Betreff oder die Inhalte. Fügen Sie zum Beispiel individuelle Gutscheincodes in Ihre E-Mails ein oder lassen je nach Empfänger eine bestimmte Rabatt-Höhe anzeigen.
• können Sie Ihren Newsletter-Betreff immer vorab testen: Sind Sie sich nicht sicher, welche Formulierung bei Ihren Lesern besser ankommt? Kein Problem – Mit rapidmail können Sie einfach zwei Betreff-Varianten an einem kleinen Teil der Empfänger vorab testen und anschließend den Gewinner-Betreff an die restlichen Abonnenten versenden.

• sorgen Emojis in Ihrem E-Mail-Betreff für höhere Öffnungsraten: Kopieren Sie ein beliebiges Emoji in Ihren E-Mail-Betreff und lenken so im Empfänger-Postfach die ganze Aufmerksamkeit auf Ihren Newsletter.
• können Sie die Darstellung Ihres Newsletters vorab testen: Nutzen Sie die den Darstellungstest oder die praktische Vorschau-Funktion, mit der Sie vorher prüfen können, wie Ihr Newsletter z. B. am Smartphone aussieht:

• werden alle Ihre Mailings auch am Smartphone korrekt dargestellt: Egal ob Sie eine unserer Vorlagen nutzen, oder Ihr eigenes Newsletter Design gestalten – Alle Newsletter, die Sie mit rapidmail versenden, sind automatisch responsive.
• stehen Ihnen über 250 kostenlose Newsletter-Vorlagen zur Verfügung: Für jeden Anlass, jede Branche und Jahreszeit ist die passende Newsletter-Vorlage dabei!

• können Sie unendlich viele Designeinstellungen vornehmen: Erstellen Sie mit wenigen Klicks zum Beispiel ein Newsletter-Template im Unternehmensdesign, das genau zu Ihrer Corporate Identity passt!
• können Sie automatisierte E-Mails versenden: Schicken Sie Ihren Kunden zum Beispiel automatische Geburtstags-E-Mails oder Willkommens-E-Mails zur Begrüßung
• kommen alle Ihre Newsletter sicher ans Ziel: Das Whitelisting von rapidmail, unsere Versand-Struktur und unser Zustellbarkeitsexperte Matthias sorgen dafür, dass Ihre Newsletter auch wirklich bei Ihren Empfängern ankommen. Zum Beispiel wird bei rapidmail automatisch die Info in Ihren E-Mail-Header aufgenommen, dass es sich um einen E-Mail-Versand an viele Empfänger handelt. Dadurch wissen E-Mail-Anbieter wie Gmail Bescheid, dass der Versand an so viele Empfänger beabsichtigt ist, wodurch das Risiko einer Spam-Einstufung sinkt.
• können Sie jeden Tag so viele E-Mails versenden, wie Sie möchten: Egal, wie viele Newsletter Sie im Monat verschicken möchten und egal an wie viele Empfänger – mit rapidmail gibt es kein Versand-Limit.
• sehen Sie nach dem Versand automatisch in Ihrem Konto, wie erfolgreich Ihr Newsletter war: Die umfangreiche rapidmail Newsletter-Statistik zeigt Ihnen z. B. wie viele Empfänger Ihren Newsletter geöffnet und geklickt haben, wo im Newsletter sie geklickt haben oder zu welcher Uhrzeit die meisten E-Mail-Öffnungen stattgefunden haben.

• hilft Ihnen unser Support-Team sofort, wenn Sie mal nicht weiterkommen: Rufen Sie uns einfach kostenlos an oder schreiben Sie uns – unser deutschsprachiges Support-Team hilft Ihnen überall da, wo es brennt. ?

4. Wie wechsele ich von der Outlook Serienmail zum rapidmail Newsletter?

Um mit rapidmail Ihren ersten Newsletter online zu erstellen und zu versenden, braucht es keine lange Vorbereitungszeit: 

1. Erstellen Sie sich ein Konto
2. Exportieren Sie Ihre Kontaktlisten aus Outlook 
3. Importieren Sie die Kontaktliste in Ihr rapidmail Konto
4. Schauen Sie sich unser Einführungsvideo in den rapidmail-Editor an
5. Erstellen und versenden Sie Ihren ersten Newsletter

Tadaaaa ?, das war es schon! Herzlichen Glückwunsch zu Ihrem ersten rapidmail Newsletter – Ihre Kunden und Interessenten werden begeistert sein!