Serienmail mit Outlook erstellen: Eignet sich Outlook als Newsletter-Tool?

Dass mit Outlook Serienmails erstellt und versendet werden können, ist Ihnen sicher schon aufgefallen, wenn Sie das Programm zur E-Mail-Kommunikation nutzen. Aber was genau sind Serienmails? Und bedeutet das, dass Sie als Unternehmen kostenlos Newsletter mit Outlook erstellen und an Ihre Zielgruppe versenden können? Wir erklären, wie das theoretisch funktioniert und zeigen dabei gleichzeitig, warum ein professionelles Newsletter-Tool dafür in der Regel die bessere Wahl ist.

1. Anleitung zum Newsletter-Erstellen mit Outlook: So funktioniert’s!

Der einfachste Weg, um einen Outlook-Newsletter zu versenden, ist, ihn im ersten Schritt mit Microsoft Word zu erstellen und anschließend über Outlook an die gewünschten Kontakte zu versenden. Aber gleich vorneweg: Da bei Outlook die verfügbaren Funktionen, die Versandstruktur und die Gestaltungsmöglichkeiten für einen Newsletter sehr begrenzt sind, eignen sich Outlook-Newsletter nicht als Marketing-Tool für Unternehmen, die darüber z. B. Produkte verkaufen oder Ihre Kund:innen langfristig an die eigene Marke binden möchten – doch dazu später mehr.

Schauen wir uns erst einmal an, wie der Newsletterversand mit Outlook theoretisch möglich ist. Lassen Sie sich beim Erstellen Ihres Newsletters nicht von der Bezeichnung „Serienbrief” bzw. „Serien-E-Mail” verwirren, die in der Outlook E-Mail-App und in Word verwendet wird. Über diese Funktion kann man laut Outlook „einen Serienbrief oder eine Serien-E-Mail erstellen, die an eine Gruppe von Kontakten gesendet werden soll”. Genau das wollen wir mit unserem Newsletter ja erreichen. Legen wir also gleich los! 

Um der Anleitung besser folgen zu können, setzen Sie die Punkte am besten direkt Schritt für Schritt um, um einen Test-Newsletter mit Outlook zu erstellen:

Schritt 1: Outlook-Newsletter in Microsoft Word erstellen

• Öffnen Sie ein leeres Word-Dokument
• Klicken Sie oben in der Registerkarte auf „Sendungen” und dann im Menü auf „Seriendruck starten” und „E-Mail-Nachrichten”. Jetzt befindet sich Ihr Word-Dokument quasi im Newsletter-Modus.

• Klicken Sie dann im Menü auf „Empfänger auswählen”. Je nachdem, an wie viele und welche Personen Sie die Outlook-Serienmail senden möchten, können Sie eine der drei Optionen auswählen: Unter „Neue Liste eingeben” können Sie die Kontaktdaten einzelner Empfänger:innen manuell eintragen und als neue Empfängerdatei auf Ihrem PC speichern, unter „Vorhandene Liste verwenden” können Sie eine Excel- oder CSV-Empfängerdatei auswählen, die auf Ihrem Rechner gespeichert ist, und unter „Aus Outlook-Kontakten auswählen” können Sie bestimmte Kontakte aus Ihrer Outlook-App als Empfänger:innen Ihres Newsletters festlegen. Hierzu reicht es nicht aus, dass Sie den Kontakt schon einmal per E-Mail angeschrieben bzw. eine Mail von dieser Person erhalten haben. Sie müssen die Kontaktadresse vorher z. B. per Rechtsklick auf die E-Mail-Adresse und der Aktion „Zu Outlook-Kontakten hinzufügen” in Ihrer App gespeichert haben.

• Jetzt geht’s ans Eingemachte: Starten Sie Ihren Outlook-Newsletter am besten mit einer persönlichen Begrüßung! Wenn Ihnen neben der E-Mail-Adresse auch weitere Kontaktdaten wie Vor- oder Nachname vorliegen, können Sie diese nutzen, um Ihre Empfänger:innen im Newsletter persönlich anzusprechen. Klicken Sie dazu im Menü auf „Grußzeile”. Im Pop-up-Fenster können Sie jetzt das Format für Ihre personalisierte Anrede einstellen. Klicken Sie dann auf „OK”, steht in Ihrer E-Mail die Begrüßungsformel als «Anrede». Denken Sie unbedingt auch an die alternative Begrüßungsformel für alle Kontakte, bei denen im Newsletter-Verteiler der Name fehlt. In unserem Beispiel tragen wir hierfür „Sehr geehrte Damen und Herren” ein:

• Danach können Sie Ihren Newsletter schreiben und den Text bei Bedarf mit Ihrer Website verlinken (z. B. über Rechtsklick und „Link”). Theoretisch stehen Ihnen hier alle Möglichkeiten zur Verfügung, die Sie auch bei der herkömmlichen Nutzung von Word als Textverarbeitungs-Programm haben. Sie können z. B. Bilder einfügen oder Textteile mit farbigen Rahmen versehen. Leider ist einer der Nachteile eines Outlook-Newsletters, dass die vorgesehene Darstellung der E-Mail und die tatsächliche Darstellung im E-Mail-Programm der Empfänger:innen häufig stark voneinander abweichen. Da Ihnen vor dem Versand auch kein Darstellungstest oder eine Vorschaufunktion zur Verfügung stehen, sollten Sie Ihre Outlook-Serienmail so schlicht wie möglich halten und am besten keine Grafikelemente einfügen.

Schritt 2: Den erstellten Newsletter mit Outlook versenden

Unsere Serienmail ist versandbereit – jetzt müssen wir sie nur noch versenden! 

• Klicken Sie in Ihrem Word-Dokument im Menü auf „Fertig stellen und zusammenführen” und dort auf „E-Mail-Nachrichten senden”.

• In dem Pop-up-Fenster können Sie jetzt noch den gewünschten Newsletter-Betreff angeben. Stellen Sie sicher, dass in den Nachrichtenoptionen oben „EMailAdresse” eingestellt ist und „HTML” als E-Mail-Format.

• Klicken Sie dann auf „OK“ und geben damit den Startschuss für den Versand Ihres Outlook-Newsletters.

2. Das sind die Nachteile von Outlook als Newsletter-Tool

Der große Vorteil von Outlook als Newsletter-Software ist der Versand ohne zusätzliche Kosten. Ein professionelles Newsletter-Tool mit allen wichtigen Funktionen und der nötigen Struktur ist je nach gewähltem Paket dagegen mit monatlichen Kosten bzw. auch nur einer Zahlung pro Versand verbunden. Wenn wir uns jedoch die vielen Nachteile von Outlook gegenüber einer richtigen Newsletter-Software ansehen, wird schnell klar, dass sich diese geringen Ausgaben für jedes Unternehmen definitiv lohnen:

Mit Outlook als Newsletter-Tool…

• …ist keine newsletterübergreifende Empfängerverwaltung möglich: Möchten Kontakte den Newsletter z. B. nicht länger erhalten, können sie sich nicht einfach über einen Klick auf den Abmeldelink aus dem Newsletter-Verteiler austragen. Es gibt beispielsweise auch keine Blacklist, in die bestimmte Kontaktadressen eingetragen werden können, um zu vermeiden, dass diese Empfänger:innen Ihren Newsletter in Zukunft erneut erhalten.
• …gibt es kaum Möglichkeiten für personalisierte Newsletter-Inhalte: Allein die Begrüßungsformel kann personalisiert werden, doch auch hier gibt es Einschränkungen. Zum Beispiel kann nicht je nach Geschlecht des Kontakts unterschieden werden, ob die Person mit „Liebe [Vorname]” oder „Lieber [Vorname]” begrüßt wird.
• …können bei Serienmails keine Anhänge beigefügt werden: möchten Sie zum Beispiel an Ihren Newsletter Informationen zu weiteren Angeboten, Ihre aktuelle Speisekarte oder Coupons für die folgende Woche anhängen, sind Sie bei Outlook an der falschen Adresse und müssen sich eine alternative Lösung überlegen.
• …können verschiedene Betreff-Varianten nicht vorab getestet werden: Da Outlook kein A/B-Testing für den Serienmail-Betreff anbietet, kann nicht erst an einem kleinen Teil der Kontakte getestet werden, welche Betreff-Variante besser ankommt.
• …können keine Emojis in den Newsletter-Betreff eingefügt werden: Emojis, die zum jeweiligen Newsletter-Thema passen, fallen im E-Mail-Postfach auf und erhöhen so die Öffnungsrate einer E-Mail. Beim Newsletterversand über Outlook kann zwar theoretisch ein Emoji in die Betreffzeile eingefügt werden, jedoch wird dieses im Empfänger-Postfach nicht korrekt angezeigt:

• …steht keine Vorschau-Funktion bzw. kein Darstellungstest vor dem E-Mail-Versand zur Verfügung: Obwohl der Outlook-Newsletter im Word-Dokument schön dargestellt war und so versendet wurde, wird er z. B. im E-Mail-Programm web.de nicht korrekt dargestellt. Das heißt, bei jedem Versand bleibt ungewiss, was Ihre Empfänger:innen tatsächlich zu sehen bekommen, wenn sie Ihre E-Mails öffnen.

• …werden die E-Mails nicht automatisch responsive dargestellt: Immer mehr Menschen lesen ihre E-Mails am Smartphone. Beim Newsletterversand mit Outlook wird die Darstellung des Mailings nicht automatisch an den kleineren Bildschirm angepasst, wodurch das Lesen des Newsletters am Handy so gut wie unmöglich wird.
• …stehen Ihnen bei Outlook keine kostenlosen Newsletter-Templates zur Verfügung: Bei jedem Versand mit Outlook muss Ihre Serienmail erst selbst erstellt und strukturiert werden. Sie haben keine Gratisvorlagen zur Auswahl, in die Sie nur noch Ihren Text einfügen müssen.
• …fehlt es an Designmöglichkeiten: Außer durch das Einfügen von Bildern kann ein Outlook-Newsletter nicht ansprechend designt oder strukturiert werden, was natürlich am Ende zu weniger Klicks und mittelfristig ggf. zu vermehrten Abmeldungen führt.

• …ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass Ihr Newsletter als Spam eingestuft wird: Die gesamte Struktur von Outlook (u. a. die Server und die IP-Adressen) ist nicht auf den Versand von Massenmails ausgerichtet. Die Empfangsserver stufen Newsletter, die über Outlook versendet werden, daher häufig als Spam ein. Zudem wird über Outlook auch keine entsprechende Info in den E-Mail-Header aufgenommen, dass es sich um einen E-Mail-Versand an eine hohe Anzahl an Kontakten handelt. E-Mail-Provider wie z. B. Gmail wissen so nicht, dass Sie den Newsletter an viele Kontakte senden, von denen eine Einwilligung vorliegt, und der Spam-Filter eigentlich keinen Alarm schlagen müsste. 
• …können Sie Ihren Newsletter an maximal 500 Kontakte senden: Bei größeren Unternehmen mit vielen Abonnent:innen oder auch kleinen beliebten Unternehmen, die Newsletter versenden, wird das Limit von 500 Kontakten pro Nachricht schnell lästig.
• gibt es keine Möglichkeiten, den Erfolg Ihres Newsletters zu messen: Sie können in Ihrer Outlook-App nicht nachvollziehen, wie viele Personen Ihre Inhalte letztendlich erreicht haben und z. B. nicht herausfinden, welche Themen bei Ihren Leser:innen gut ankommen.

3. Die bessere Alternative zu Serienmails mit Outlook: Newsletter mit rapidmail versenden

Newsletter werden von Unternehmen, Organisationen und Vereinen häufig zum Direktmarketing eingesetzt. Sie sollen begeistern, informieren, die Leser:innen an eine Marke binden oder sie zum Kauf motivieren. Aus den oben genannten Gründen ist dies mit Newslettern, die mithilfe von Outlook gestaltet wurden, quasi unmöglich.

Setzen Sie stattdessen auf erfolgreiches E-Mail-Marketing mit einem professionellen Newsletter-Tool, mit dem Sie ganz einfach Newsletter erstellen und versenden können, die Ihre Abonnent:innen gerne lesen. Auch als Einsteiger:in können Sie mit nur wenigen Klicks ein Mailing zaubern, das Ihre Kundschaft vom Hocker haut. Aber das ist nicht der einzige Vorteil!

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Also, worauf warten Sie noch? 🤓

Ihr Datenschutz ist uns wichtig. Mit Eingabe und Übermittlung Ihrer Daten erklären Sie sich einverstanden, dass wir Sie persönlich per Newsletter kontaktieren, in dem wir regelmäßig wichtige Infos und Neues aus dem Bereich Newsletter-Marketing mit Ihnen teilen. Sie können sich jederzeit wieder vom Newsletter abmelden. Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte erfolgt nicht. Weitere Informationen finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

Mit rapidmail als Newsletter-Tool…

• …ist die Empfängerverwaltung so einfach wie nie: Egal ob neue Anmeldungen über das Newsletter-Anmeldeformular auf Ihrer Website, Abmeldungen vom Newsletter oder neue Kund:innen, die sich in Ihrem Onlineshop angemeldet haben und dabei dem Erhalt Ihres Newsletters zugestimmt haben: rapidmail verwaltet Ihre Newsletter-Kontakte quasi wie von allein!
• …stehen Ihnen umfangreiche Personalisierungsfunktionen zur Verfügung: Sprechen Sie Ihre Empfänger:innen nicht nur im Newsletter-Text persönlich an, sondern personalisieren Sie mit rapidmail auch den Newsletter-Betreff oder die Inhalte. Fügen Sie zum Beispiel individuelle Gutscheincodes in Ihre E-Mails ein oder lassen Sie je nach Kontakt eine bestimmte Rabatt-Höhe anzeigen.
• …können Sie sich individuell für Ihr Unternehmen Newsletter-Ideen zaubern lassen: Nutzen Sie unseren KI-Versandplaner und lassen Sie sich einen individuellen Newsletter-Versandplan für Ihr Unternehmen zusammenstellen, der kreative Ideen für das ganze Jahr bereithält. 
• …lassen sich automatisch Newsletter in Ihrem Unternehmensdesign erstellen: Mit unserem 1-Klick-Design können Sie ganz einfach viele unserer Newsletter-Vorlagen an Ihr Corporate Design anpassen und somit den Wiedererkennungswert Ihrer Marke noch einmal zusätzlich steigern.

• …können Sie Ihrem Newsletter ganz einfach Anhänge beifügen: In unserem Newsletter-Editor haben Sie die Möglichkeit, ganz einfach z. B. PDFs, Bild- oder ZIP-Dateien zu versenden. Hier können Sie den Anhang zu jeder Zeit, während Sie Ihren Newsletter erstellen, hinzufügen und bearbeiten.
• …können Sie Ihren Newsletter-Betreff immer vorab testen: Sie sind sich nicht sicher, welche Formulierung bei Ihren Leser:innen besser ankommt? Kein Problem – mit rapidmail können Sie einfach zwei Betreff-Varianten an einem kleinen Teil der Kontakte vorab testen und anschließend den Gewinner-Betreff an die restlichen Abonnent:innen versenden.

• …sorgen Emojis in Ihrem E-Mail-Betreff für höhere Öffnungsraten: Fügen Sie ein beliebiges Emoji in Ihren E-Mail-Betreff ein und lenken Sie so im Postfach Ihrer Kontakte die ganze Aufmerksamkeit auf Ihren Newsletter.
• …können Sie die Darstellung Ihres Newsletters vorab sehen: Nutzen Sie den Darstellungstest oder die praktische Vorschau-Funktion, mit der Sie vorher prüfen können, wie Ihr Newsletter z. B. am Smartphone aussieht:

• …werden alle Ihre Mailings auch am Smartphone korrekt dargestellt: Egal ob Sie eine unserer Vorlagen nutzen, oder Ihr eigenes Newsletter-Design gestalten – alle Newsletter, die Sie mit rapidmail versenden, sind automatisch responsive.
• …stehen Ihnen über 250 kostenlose Newsletter-Vorlagen zur Verfügung: Für jeden Anlass, jede Branche und Jahreszeit haben wir die passende Newsletter-Vorlage für Sie!

• …können Sie automatisierte E-Mails versenden: Schicken Sie Ihren Kund:innen zum Beispiel automatische Geburtstags-E-Mails oder Willkommens-E-Mails zur Begrüßung.

• …kommen alle Ihre Newsletter sicher ans Ziel: Das Whitelisting von rapidmail, unsere Versand-Struktur und unsere rapidmail Zustellbarkeitsexperten sorgen dafür, dass Ihre Newsletter auch wirklich bei Ihren Kontakten ankommen.
  Zum Beispiel wird bei rapidmail automatisch die Info in Ihren E-Mail-Header aufgenommen, dass es sich um einen E-Mail-Versand an viele Empfänger:innen handelt. Dadurch wissen E-Mail-Anbieter wie Gmail Bescheid, dass der Versand an so viele Kontakte beabsichtigt ist, wodurch das Risiko einer Spam-Einstufung sinkt.
  Außerdem gibt es bei uns einen automatischen Spam-Test, der Ihnen noch vor Versand Ihres Newsletters eine Einschätzung gibt, wie hoch die Wahrscheinlichkeit ist, dass das Mailing im Spam-Ordner landet.
• …können Sie jeden Tag so viele E-Mails versenden, wie Sie möchten: Je nachdem, welches Leistungspaket Sie wählen, können Sie an so viele Kontakte Newsletter versenden, wie Sie möchten – ganz ohne Versand-Limit bei der Anzahl der Newsletter. 

• …sehen Sie nach dem Versand automatisch in Ihrem Konto, wie erfolgreich Ihr Newsletter war: Die umfangreiche rapidmail Newsletter-Statistik zeigt Ihnen z. B., wie viele Kontakte Ihren Newsletter geöffnet und geklickt haben, wo im Newsletter sie geklickt haben oder zu welcher Uhrzeit die meisten E-Mail-Öffnungen stattgefunden haben.

• …hilft Ihnen unser Support-Team sofort, wenn Sie mal nicht weiterkommen: Rufen Sie uns einfach kostenlos an oder schreiben Sie uns – unser deutschsprachiges Support-Team hilft Ihnen überall da, wo es brennt.

4. So wechseln Sie von Online-Serienbriefen mit Outlook zu professionellen Newslettern mit rapidmail

Um mit rapidmail Ihren ersten Newsletter online zu erstellen und zu versenden, braucht es keine lange Vorbereitungszeit:

1. Erstellen Sie sich ein Konto
2. Exportieren Sie Ihre Kontaktlisten aus Outlook 
3. Importieren Sie die Kontaktliste in Ihr rapidmail Konto
4. Schauen Sie sich unser Einführungsvideo in den rapidmail-Editor an
5. Erstellen und versenden Sie Ihren ersten Newsletter

🎉 Tadaaaa, das war es schon! Herzlichen Glückwunsch zu Ihrem ersten rapidmail Newsletter – Ihre Kontakte und Interessent:innen werden begeistert sein!