Newsletter schreiben: 10 Tipps, wie Sie Leser mit guten Texten fesseln

Julia · 18. Dezember 2020
Newsletter schreiben Tipps

Einen Newsletter zu schreiben ist manchmal gar nicht so einfach! Man weiß zwar, was man seinen Lesern im Newsletter mitteilen möchte. Häufig sitzt man aber trotzdem vor dem Bildschirm wie vor einem weißen Blatt Papier und weiß nicht so recht, wie und wo man am besten anfängt. Das lässt sich ändern! Mithilfe unserer 10 Tipps können Sie im Handumdrehen Newsletter schreiben lernen – mit Texten, die Ihre Abonnenten vor lauter Begeisterung auf den Call-to-Action-Button klicken lassen!



1. Mit einer knackigen Überschrift überzeugen

Nachdem Sie sich einen ansprechenden Newsletter-Betreff überlegt haben und weitere spannende Infos zum Mailing-Thema in den E-Mail-Preheader gepackt haben, geht es ans Eingemachte – den eigentlichen Newsletter-Inhalt! 

Los geht’s mit dem ersten Schritt: Das Interesse der Abonnenten, das Sie durch Ihre Betreffzeile schon geweckt haben, können Sie mithilfe einer attraktiven Überschrift beim Öffnen der E-Mail noch weiter steigern! Überlegen Sie, was die Hauptaussage Ihres Newsletters sein soll und wie Sie diese kurz und knackig in einer packenden Überschrift zusammenfassen können.

Das hat den Vorteil, dass Ihre Leser auf einen Blick sehen, um was es in Ihrem Newsletter geht. Überzeugt sie die Überschrift, ist die Wahrscheinlichkeit sehr hoch, dass sie sich die Zeit nehmen, den gesamten Newsletter-Text zu lesen! 

Versuchen Sie, die Überschrift so kurz wie möglich zu halten – auch wenn es schwer fällt! Vermeiden Sie Textüberschriften, die sich über mehrere Zeilen erstrecken. Das kann schnell zu aufdringlich wirken. Stattdessen können Sie mit einer Hauptüberschrift und einer Unterüberschrift arbeiten, wobei Sie die Hauptüberschrift durch eine größere Schriftgröße und Fettschrift in den Fokus rücken sollten. Das ermöglicht Ihnen, im Newsletter-Titel mehr Infos mit Ihren Abonnenten zu teilen, ohne dass sie die Überschrift visuell „erschlägt”.

Vergleich Newsletter-Überschriften
Durch eine zusammenfassende und spannende Überschrift steigern Sie das Interesse Ihrer Abonnenten und animieren sie dazu, den Newsletter weiterzulesen. Wie unsere Newsletter-Beispiele zeigen, bleibt es Ihnen überlassen, ob Sie die Überschrift über oder unter das Headerbild platzieren – beides funktioniert!

2. Förmlich war gestern:  Mit der richtigen Anrede Nähe schaffen ist heute!

Bitte persönlich nehmen! Bevor Sie die Einleitung Ihres Newsletters schreiben, empfiehlt es sich, Ihre Empfänger individuell mit ihrem Namen zu begrüßen. Dadurch werden Sie als Unternehmen oder Marke für Ihre Leser nahbarer, da Ihre E-Mail mit einem Schlag viel persönlicher wird.

Je nach Branche und Firma können unterschiedliche Begrüßungsformeln angebracht sein: Bei der Wahl zwischen „Sehr geehrte/r …”, „Liebe/r …” oder einfach nur „Hallo …” orientieren Sie sich am besten am Kommunikationsstil, den Sie sonst (z. B. auf Ihrer Website) verwenden, auch was die Frage „duzen oder siezen?” angeht. 

Unserer Erfahrung nach geht es im E-Mail-Marketing allgemein aber meist etwas lockerer zu. Schließlich wollen Sie mit Ihrem Newsletter ja Kontakt zu Ihrer Zielgruppe aufbauen und eine langfristige Bindung herstellen. Ein herzliches „Lieber Herr Müller” wirkt dabei viel sympathischer und schafft automatisch mehr Nähe als ein förmliches „Sehr geehrter Herr Müller”, das vergleichsweise distanzierter, kühler und – unserer Meinung nach – etwas altmodisch klingt. 

Was brauchen Sie für Ihren Newsletter mit personalisierter Begrüßung? Natürlich die Kunden- und Interessentendaten, die Sie in der Anredeformel nutzen möchten, also in der Regel Vor- und / oder Nachname sowie ggf. das Geschlecht (für „Herr” bzw. „Frau”) Ihrer Empfänger. Liegen Ihnen diese Daten vor, ist es unglaublich einfach, individuelle Newsletter zu versenden: Sie müssen nicht an jeden Kunden oder Interessenten eine gesonderte E-Mail versenden, sondern können mit rapidmail als Newsletter-Software in jede Ihrer E-Mails mit nur einem Klick  eine personalisierte Anredeformel einfügen. Diese sorgt dafür, dass beim Versand für jeden Empfänger automatisch der entsprechende Name in die Begrüßungsformel eingefügt wird. So zeigen Sie, dass Ihnen jeder einzelne Ihrer Leser am Herzen liegt!


3. Wirrwarr vermeiden: Auf die Struktur des Newsletter-Textes kommt es an

Die Anrede ist geschafft. Weiter geht’s! Bevor Sie wirr drauflosschreiben, lohnt es sich immer, zuerst in Stichpunkten aufzulisten, welche Infos Sie mit Ihren Abonnenten im Newsletter teilen möchten. Die verschiedenen Punkte Ihrer Inhaltsliste können Sie dann in eine geeignete Reihenfolge bringen und überlegen, welche Aspekte davon am besten in die Einleitung, Hauptteil oder Schluss Ihres E-Mail-Textes passen. So gelangen Sie am Ende zu einem gut strukturierten E-Mail-Text!

Um Ihren Newsletter richtig zu schreiben, stellen Sie sich jetzt einfach vor, Sie erzählen jemandem eine Geschichte. In Ihrer Newsletter-Geschichte sollten Sie den Spannungsbogen bis auf das höchste Spannungsniveau aufziehen, so dass Ihren Lesern am Ende der Klick auf den Call-to-Action Button wie das einzig mögliche Happy End der Geschichte erscheint:

  • Einleitung: Bevor Sie direkt mit der Tür ins Haus fallen, kann ein einleitender Satz nicht schaden, der die Neugier Ihrer Leser erst noch weiter steigen lässt! Möchten Sie Ihre neue Kollektion vorstellen, die ab sofort in Ihrem Onlineshop verfügbar ist? Starten Sie zum Beispiel mit: „Hast du auch schon einen Blick in deinen Kleiderschrank geworfen und festgestellt, dass du für diesen Sommer gar keine coolen Outfits im Schrank hängen hast?”. Abonnenten, die sich mit dieser Situation identifizieren können, werden Ihren Newsletter jetzt auf jeden Fall weiterlesen! Es ist also sinnvoll, in der Newsletter-Einleitung immer ein bekanntes Problem aus dem Alltag aufzugreifen, das idealerweise die meisten Ihrer Empfänger betrifft.
  • Hauptteil: Je nachdem, welches Ziel Sie mit Ihrem Newsletter verfolgen (z. B. informieren, verkaufen oder unterhalten), variiert natürlich auch der Newsletter-Inhalt. Im Hauptteil sollte es aber immer darum gehen, Ihr Anliegen auf spannende Weise zu präsentieren. Zum Beispiel können Sie das Geheimnis lüften, dass Ihre neue Kollektion jetzt online verfügbar ist, Ihre Leser jetzt Ihren neuesten Blogartikel zu einem brandaktuellen Thema lesen können oder dass heute eine unschlagbare Rabatt-Aktion startet. Bei Neuerungen und Updates für eines Ihrer Produkte können Sie im Hauptteil auch darauf eingehen, warum Sie sich für die Aktualisierung entschieden haben.
  • Schluss: Im abschließenden Teil Ihres Newsletter-Textes sollten Sie alles geben! Hier geht es darum, Ihre Leser so mitzureißen, dass sie unbedingt mehr erfahren wollen und deshalb auf den Call-to-Action Button klicken. Im Beispiel mit der neuen Sommerkollektion wollen Sie Ihre Leser zum Abschluss natürlich so für Ihre neuen Outfits begeistern, dass diese Lust bekommen, sich direkt in Ihrem Onlineshop umzusehen. Packen Sie in den Schlussteil des Textes daher alle Vorteile, die Ihre Kunden dank der neuen Trend-Artikel aus Ihrem Shop genießen. Zum Beispiel, dass sie „mit den Outfits zu echten Trendsettern werden” oder sie damit „bei der Grillparty dem neuen Luxusgrill die Show stehlen”. Geht es in Ihrem Newsletter dagegen um einen neuen Blogartikel, sollten Sie Ihre Abonnenten zum Schluss darauf hinweisen, wie sich die Tipps aus dem Artikel gut im Alltag umsetzen lassen und ihnen so dabei helfen, ein bestimmtes Problem zu lösen.

Weitere Beispiele für beliebte Problemlösungen, die garantiert gut bei Ihren Lesern ankommen, sind z. B.: Zeit sparen, Neues entdecken, gesund bleiben, Geld sparen, Prozesse vereinfachen, sich weiterbilden, sich etwas von Praxisbeispielen abschauen. Auf die Problemlösung folgt dann der auffallend platzierte, klickbare CTA-Button, der auf Ihre Website leitet!

Wenn Sie Ihre Newsletter-Texte schreiben, sollten Sie für den richtigen Aufbau immer auch das sogenannte AIDA-Modell vor Augen haben. Ein Kreuzfahrtschiff? Nein – beim AIDA-Prinzip handelt es sich um eine Marketing-Formel, an der sich Unternehmen für ihre Werbung orientieren sollten, um Verbraucher zum Kauf zu animieren. Dabei steht das A für „attention” (Aufmerksamkeit), das I für „interest” (Interesse), das D für „desire” (Verlangen) und das A für „action” (Aktion / Handlung). Das gilt auch für Ihren Newsletter:

  • Attention: Mit einem ansprechenden Betreff und einem modernen Headerbild wecken Sie die Neugier Ihrer Abonnenten und erlangen so ihre Aufmerksamkeit.
  • Interest: Eine attraktive Überschrift und ein spannender Einleitungssatz wecken das Interesse Ihrer Empfänger, die jetzt noch mehr erfahren wollen. 
  • Desire: Der Newsletter-Text, der alle Vorteile präsentiert und Ihren Lesern DIE Lösung für ihre Probleme aufzeigt, löst bei Ihren Interessenten den Wunsch aus, Ihr Produkt zu kaufen oder auf Ihrer Website mehr zum vorgestellten Thema zu erfahren. 
  • Action: Ein auffallender und clever beschrifteter Call-to-Action animiert Ihre Leser zusätzlich dazu, auf den Button zu klicken – und schon finden sie sich auf Ihrer Website wieder!
Beispiel für gut strukturierten Newsletter-Text - AIDA Modell
Praxisbeispiel für einen gut strukturierten Newsletter-Text: Der Newsletter des Familienmagazins Libelle folgt dem AIDA-Modell: Aufmerksamkeit erlangen, Interesse erzeugen, Wunsch (Desire) auslösen und Aktion einleiten – der Klick auf den Call-to-Action-Button, der die Leser auf die Website leitet (hier: Ausschnitt aus dem Newsletter).

Egal, um welches Thema sich Ihre E-Mail dreht, Sie sollten beim Verfassen des Newsletters außerdem folgende Tipps beachten, damit Ihr Newsletter-Text übersichtlich und strukturiert gestaltet ist:

  • Lieber mehr kurze Absätze als wenig lange
  • Kurze Sätze für ein leichteres Leseverständnis
  • Ausreichend Weißraum links und rechts vom Newsletter-Text sowie genügend Zeilenabstand
  • Hervorhebung der wichtigsten Satzteile und Schlüsselwörter durch Fettschrift, für einfacheres Überfliegen des Textes

💡 Unser Tipp:

Wenn Sie Ihren Newsletter schreiben, sollten Sie sich so kurz wie möglich halten. Außerdem sollten die Infos zum Hauptthema inklusive CTA „above the fold” stehen, das heißt im oberen Bereich der E-Mail, der auch ohne Scrollen für Ihre Leser sichtbar ist. Unterthemen oder weiterführende Artikel können darunter platziert werden, um Interessenten, die Zeit mitbringen, weiteren Lesestoff anzubieten.


4. Wohl mal ziemlich wahr: Alle überflüssigen Füllwörter streichen

Je länger ein Newsletter-Text ist, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Empfänger ihn komplett lesen. Vermeiden Sie beim Verfassen Ihrer Newsletter daher unnötige Füllwörter, die den Text nur unnötig aufbauschen und in die Länge ziehen.

Lesen Sie sich den gesamten Text am Ende am besten noch einmal von oben bis unten durch und streichen Sie alle überflüssigen Wörter, ohne die der Text genauso gut verständlich ist.

Auf die folgenden, häufig verwendeten Füllwörter können Sie in den meisten Fällen verzichten:

  • ja
  • wohl
  • echt
  • mal
  • schon
  • ziemlich
  • relativ
  • einfach
  • irgendwie
  • an für sich
  • natürlich
  • nämlich
  • eigentlich
  • quasi
  • sozusagen
  • u. v. m.

5. Jetzt loslegen und Leser mit aktiven Verben zum Klick motivieren

Der Verzicht auf nicht benötigte Substantivierungen unbekannter Fachbegriffe steigert die Verständlichkeit eines Textes und mindert die aufzubringende Leseanstrengung. Bitte was? Wie sich das einfacher ausdrücken lässt: Verzichten Sie in Ihren Texten darauf, Verben und Adjektive in Substantive zu verwandeln und komplexe Fachbegriffe einzubauen. Setzen Sie dagegen auf positive, aktive Tätigkeitsverben wie z. B. „steigern”, „gewinnen”, „profitieren” oder „sparen”

Zwar mag sich Ihr E-Mail-Text durch Substantivierungen irgendwie professioneller anhören, aber sind wir mal ehrlich: Ihre Abonnenten haben sicher weder die Zeit noch Lust, Ihren Text erst mehrfach lesen zu müssen, um zu verstehen, was Sie ihnen eigentlich sagen möchten. Halten Sie es also lieber einfach und schreiben Sie Ihre Newsletter genauso, wie sie mit Ihren Kunden auch am Telefon sprechen würden.


6. Der Ton macht die Musik: Mit der passenden Tonalität authentisch sein

Wenn es Ihren Abonnenten Spaß macht, Ihre Newsletter zu lesen, haben Sie einen Fuß schon in der Tür. Denn mit hoher Wahrscheinlichkeit werden sie dann auch Ihre folgenden Mailings öffnen, um zu erfahren, was Sie sich dieses Mal für sie ausgedacht haben. Langfristig gesehen entsteht auf diese Weise eine Bindung zu Ihrem Unternehmen bzw. zu Ihrer Marke. Diese Bindung wiederum steigert die Chance einer erfolgreichen Newsletter-Conversion, das heißt, dass Ihre Leser z. B. eines Ihrer Produkte bestellen oder sich auf Ihrer Website registrieren. 

Gerade im E-Mail-Marketing darf Ihr Kommunikationsstil auch mal etwas entspannter sein. Natürlich gibt es trotzdem einige Bereiche und Branchen, bei denen zu viel Lockerheit unseriös wirken könnte. Aber Sie kennen Ihre Kunden und Abonnenten schließlich am besten und können sicher ohne Probleme einschätzen, welcher Grad an Umgangssprachlichkeit und Witz Ihrer Zielgruppe in den Newslettern zuzutrauen ist. 

💡 Auch hier lautet unser Tipp: 

Schreiben Sie Ihre Newsletter so, als würden Sie Ihre Kunden und Interessenten am Telefon über das jeweilige Thema informieren.

Praxisbeispiel für gelungenen Newsletter-Text
Beispiel für einen gelungenen Newsletter-Text: Mit einer lockeren Formulierung (z. B.  „quatschen”) schafft es die Bloggerin Carolin Kotke, ihr Mailing wie ein persönliches Gespräch wirken zu lassen. Ergebnis: Ein Newsletter, den man gerne liest! (hier: Ausschnitt aus dem Newsletter)

7. An einem Strang ziehen und Empathie zeigen

Beim Schreiben Ihrer Newsletter sollten Sie immer daran denken, dass Sie mindestens genauso auf Ihre Abonnenten angewiesen sind wie umgekehrt. Deshalb ist es wichtig, Ihren Lesern immer wieder aufs Neue zu zeigen, dass sie Ihnen wichtig sind. Der ausschließliche Versand von Newslettern, die Ihre Produkte verkaufen sollen, ist nicht der richtige Weg. Zeigen Sie Ihren Empfängern stattdessen, dass Sie an sie denken, z. B. durch hilfreiche Newsletter mit wichtigen Tipps, Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Rezepten, Auswertungen oder kreativen Ideen. Diese bringen Ihnen als Unternehmen vielleicht auf den ersten Blick nicht viel, aber sie helfen Ihren Lesern weiter oder überraschen sie einfach nur positiv. 

Was Sie davon haben: Glückliche Abonnenten, die Ihr Unternehmen super finden und Interesse daran haben, den Kontakt zu Ihnen aufrechtzuerhalten – und vielleicht auch daran, Ihre Produkte in ihren Alltag zu integrieren. Dementsprechend sollte Ihr Newsletter-Text unbedingt ein Gefühl von „zusammen” und „gegenseitig” vermitteln sowie Ihren Interessenten und Kunden die Bestätigung geben, dass sie mit Ihrer Firma bzw. Marke die richtige Entscheidung getroffen haben!

Natürlich sind nicht alle Themen immer positiv. So können zum Beispiel Preiserhöhungen oder die Tatsache, dass Sie ein bestimmtes Produkt aus Ihrem Angebot nehmen, auf viel Unverständnis stoßen. Gerade dann ist es umso wichtiger, in Ihrem Newsletter-Text positiv zu bleiben, Empathie zu zeigen und dass Sie sich in die Lage Ihrer Leser hineinversetzen können! Manchmal hilft es allein schon gegenüber Ihren Kunden zuzugeben, dass Sie verstehen können, wenn einige Ihre Entscheidung nicht nachvollziehen können. Zum Beispiel, dass es ärgerlich für alle Kunden ist, die mit Ihrem Shampoo rundum zufrieden waren und dieses plötzlich nicht mehr kaufen können. Dann ist es wichtig, im Newsletter die Gründe zu nennen, weshalb die Entscheidung aus Ihrer Sicht definitiv die richtige ist, z. B., dass Sie das Shampoo durch ein viel besseres ersetzt haben, welches die Haare Ihrer Kunden noch mehr strahlen lässt.

Wenn Sie Ihre Newsletter schreiben, sollten Sie sich deshalb dabei immer folgende Fragen stellen:

  • Wie würde ich selbst auf diese Nachricht reagieren? 
  • Welche Vorteile eröffnen sich meinen Abonnenten dadurch? Welche Nachteile?
  • Welche Lösung gibt es für Empfänger, die Ihre Nachricht negativ aufnehmen könnten?
  • Wie kann ich meinen Abonnenten zeigen, dass sie mir wichtig sind?

8. Fakten auf den Tisch legen

„Im Vergleich zum Vorjahr machte der Online-Handel im August 2020 mehr Umsatz.” – Nehmen wir an, Sie verwenden diese Aussage in Ihrem Newsletter. Wenn Sie Ihre Zielgruppe beispielsweise dazu motivieren möchten, einen Onlineshop aufzubauen, dann ist das für Ihre Leser natürlich eine interessante Information. Gleichzeitig fehlt es der Feststellung aber an Aussagekraft: Mehr Umsatz kann ein Plus von 0,5 % bedeuten oder aber auch einen Anstieg um 50 %.

Machen Sie in Ihrem Newsletter solche vergleichenden Aussagen oder spiegeln Sie die Meinung Ihrer Bestandskunden wider (z. B. „Unsere Kunden sind mit unserem Produkt zufrieden”), sollten Sie diese immer durch echte Fakten untermauern. Dass der Online-Handel im August 2020 knapp 23 % Prozent mehr Umsatz gemacht hat oder 98 % der Kunden das Produkt weiterempfehlen, lässt die Aussagen einerseits für Ihre Leser greifbarer werden, da sie sie mit ihren eigenen Daten vergleichen können. Andererseits hat die Nennung von konkreten Fakten auch für Sie als Unternehmen den klaren Vorteil, dass die Angaben überzeugender wirken und Ihre Leser stärker zu einer Handlung animieren z. B. einen eigenen Onlineshop einzurichten, damit sie auch mehr verkaufen können.


9. Zeit ist Gold: Text mit etwas Abstand noch einmal lesen

Wahrscheinlich kennen wir das alle: Man bastelt lange an einem Text und schreibt mal hier, mal da einen Satz um und ersetzt beim erneuten Lesen einige Wörter durch besser klingende. Am Ende ist man mehr oder weniger zufrieden mit dem Ergebnis und legt den Text beiseite. Am nächsten Tag bekommt man dann einen kleinen Schock, wenn man feststellt, wie viele Tippfehler man übersehen hat und dass sich ein paar Sätze echt schräg anhören.

Das ist normal! Deshalb ist es immer gut, ein wenig Abstand zu gewinnen, nachdem Sie Ihren Newsletter fertig geschrieben haben. Lassen Sie den Text ein bisschen ruhen und widmen Sie sich erst einmal einem anderen Thema, um den Kopf wieder frei zu bekommen. Sie werden merken, dass es mit frischem Blick viel leichter fällt, dem Text den letzten Schliff zu geben und die letzten Flüchtigkeitsfehler zu bemerken und zu korrigieren. Eine bewährte Methode ist auch das laute Vorlesen Ihres Newsletters. Auch wenn man sich am Anfang vielleicht etwas komisch vorkommt – beim lauten Lesen merkt man automatisch, über welche Textstellen man beim Lesen noch stolpert. Probieren Sie es aus!

💡 Unser Tipp:

Abonnieren Sie auch andere Newsletter. So schlüpfen Sie in die Rolle des Lesers und können selbst feststellen, welche Betreffzeilen, Überschriften oder Formulierungen Sie mehr ansprechen und welche weniger. Diese Ergebnisse aus dem Selbsttest können Sie dann hervorragend für Ihre eigenen Newsletter nutzen!


10. Vier Augen sehen mehr als zwei: Vor dem Versand Korrekturlesen lassen

Sie haben es geschafft – Ihr Text steht! Bevor Sie den Newsletter versenden, sollten Sie Ihr Meisterwerk unbedingt erst einem Härtetest unterziehen. Senden Sie den Newsletter zum Beispiel an Ihre Kollegen und bitten Sie um Feedback – vier Augen sehen immer mehr als zwei! Außerdem sind Ihre Mitarbeiter noch nicht so im Text „drin” wie Sie und können aus Sicht eines Außenstehenden beurteilen, ob der Newsletter verständlich und fehlerfrei ist sowie ob eventuell sogar wichtige Infos fehlen. 

Füllt sich Ihr leeres Newsletter-Blatt in Gedanken bereits mit einfallsreichen Textstücken? Dann nichts wie los! Mit rapidmail können Sie Ihren Newsletter Schritt für Schritt online verfassen. Die automatische Speicherung sorgt dafür, dass kein einziges Wort verloren geht! Mit nur einem Klick können Sie eine automatische Rechtschreibprüfung einstellen, die verhindert, dass sich lästige Rechtschreib- und Tippfehler in den Text einschleichen. Versenden Sie zudem vor dem endgültigen Versand kostenlos Testmails an Ihre Kollegen, damit diese noch einmal einen Blick auf den Newsletter werfen können, bevor er sich auf den Weg in das Postfach Ihrer Interessen macht!


Definitiv auch Ihre Aufmerksamkeit wert