Welche DSGVO-Vorgaben gelten bei der Newsletter-Abmeldung von Abonnent:innen?
Niemand verabschiedet sich gerne von den eigenen Leser:innen. Trotzdem gehören Newsletter-Abmeldungen im E-Mail-Marketing einfach dazu. Indem Sie Ihren Abonnent:innen in jedem Newsletter die Möglichkeit geben, sich DSGVO-konform vom Newsletter abzumelden, heben Sie sich von Spam-Versender:innen ab und stärken so den Ruf Ihrer Marke. Aber wie ist man bei der Newsletter-Abmeldung von Abonnent:innen datenschutzrechtlich auf der sicheren Seite?
1. Muss jeder Newsletter einen Abmeldelink enthalten?
Damit Sie Kund:innen oder Interessent:innen per Newsletter kontaktieren dürfen, müssen diese zuvor eine ausdrückliche Einwilligung zum Erhalt des Newsletters erteilt haben. Im E-Mail-Marketing erfolgt die Zustimmung i. d. R. über das Double Opt-in Verfahren. Allein beim Newsletterversand an Bestandskunden gelten gesonderte rechtliche Regelungen.
Laut Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) hat jede/r Ihrer Empfänger:innen zu jedem Zeitpunkt das Recht, die Einwilligung zum Newsletterempfang zu widerrufen. Einfach ausgedrückt bedeutet das: Alle Abonnent:innen müssen sich jederzeit wieder vom Newsletter abmelden können.
Dabei sollten Sie beachten:
- Die Abmeldung darf nicht schwerer sein als die Anmeldung: Das Wiederrufen der Einwilligung darf nicht komplizierter sein bzw. mehr Zeit erfordern wie die zuvor erfolgte Anmeldung zum Newsletter. Angenommen, Interessent:innen können sich auf Ihrer Website zum Newsletter anmelden, indem sie ihre E-Mail-Adresse in ein Anmeldeformular eintragen. Dann sollten sie sich zur Abmeldung nicht erst durch mehrere Schritte auf Ihrer Website durchklicken oder Ihr Support-Team per E-Mail kontaktieren müssen.
- Die Abmeldung muss jederzeit möglich sein: Der DSGVO zufolge kann die Zustimmung jederzeit widerrufen werden. Das bedeutet, dass die Newsletter-Abmeldung z. B. auch am Wochenende möglich sein muss, wenn Ihr Support-Team vielleicht nicht erreichbar ist.
Auch, wenn der Abmeldelink an sich nicht explizit in der DSGVO vorgeschrieben ist: Der Abmeldelink im Newsletter ist daher sowohl für Versender:innen als auch für Abonnent:innen deshalb die einfachste und sicherste Lösung, um Abmahnungen und gerichtlichen Auseinandersetzungen vorzubeugen.
Übrigens: Nicht nur aus datenschutzrechtlicher Sicht ist ein Abmeldelink im Newsletter in Ihrem Interesse als Versender:in. Auch für eine optimale E-Mail-Zustellbarkeit sollten Sie den Unsubscribe-Link für Ihre Empfänger:innen deutlich sichtbar im Mailing platzieren. Ansonsten besteht die Gefahr, dass Leser:innen Ihren Newsletter als Spam markieren, weil sie auf die Schnelle keine Abmeldemöglichkeit finden. Natürlich schrillen bei den Spamfiltern dann alle Alarmglocken.
Tricks wie den Abmeldelink in der kleinsten Schriftgröße oder in weißer Schrift auf weißem Mailing-Hintergrund in den Newsletter einzufügen, schadet Versender:innen letztendlich also mehr, als dass es ihnen irgendetwas bringt. Abonnent:innen können sich aus verschiedenen Gründen vom Newsletter abmelden. Besteht einfach kein Interesse mehr, bringt es nichts, sie zwanghaft an den Newsletter binden zu wollen!
🧐 Wie füge ich mit rapidmail einen Abmeldelink in den Newsletter ein?
Mit rapidmail ist in jedem Newsletter, den Sie im Editor erstellen, automatisch ein Abmeldelink enthalten. Sie können es also gar nicht vergessen! Sollten Sie ihn doch mal aus Versehen löschen, lässt sich der Unsubscribe-Link ganz einfach wieder in das Mailing einfügen. Auch alle anderen relevanten Datenschutz-Vorgaben für Ihre Newsletter lassen sich mit rapidmail ganz einfach umsetzen.
2. Abmeldung per Single Opt-out oder Double Opt-out?
Durch die DSGVO wird nicht festgelegt, wie viele Schritte das Newsletter-Abmeldeverfahren genau umfassen muss. Wie bereits beschrieben muss die Abmeldung aber jederzeit möglich und genauso einfach wie die Anmeldung sein.
Passend zum empfohlenen Double Opt-in Verfahren für die Anmeldung bietet sich bei der Abmeldung daher auch das Double Opt-out Verfahren (Abbestellung über zwei Klicks) an: Ihre Abonnent:innen klicken im Newsletter auf den Abmeldelink und landen dann auf einer Abmeldeseite, auf der sie ihre endgültige Abmeldung noch einmal bestätigen können. Um ihnen zu versichern, dass die Abmeldung erfolgreich war, sollten sie im Anschluss auf eine Bestätigungsseite (z. B. „Sie sind jetzt vom Newsletter abgemeldet”) weitergeleitet werden.
Im Gegensatz zur Single Opt-out Methode (Abbestellung über einen Klick) hat das Double Opt-out per Abmeldeseite klare Vorteile:
- Ihre Leser:innen melden sich nicht aus Versehen vom Newsletter ab, weil sie z. B. unbeabsichtigt auf den Abmeldelink im Footer statt auf den Webansichts-Link geklickt haben.
- Auf der Abmeldeseite können Sie Ihre Leser:innen fragen, warum sie sich vom Newsletter abmelden (z. B. kein Interesse mehr, zu hohe Newsletter-Frequenz, Jobwechsel etc.). So können Sie für Ihr E-Mail-Marketing aus den Newsletter-Abmeldungen lernen. Achten Sie darauf, die Abmeldegründe nur auf freiwilliger Basis (keine obligatorische Angabe) abzufragen.
💡 Unser Tipp:
Mit dem rapidmail Formular-Editor können Sie alle Schritte vom Newsletter-Anmeldeformular bis zur Abmeldeseite ganz einfach und individuell gestalten. Zusätzlich können Sie eine gesonderte Seite anlegen und über einen Link in den Newsletter integrieren, auf der Ihre Leser:innen ihr Empfängerprofil eigenständig verwalten können. Zum Beispiel können sie dort selbst veränderte Interessen (z. B. Kreuzfahrten statt Camping-Urlaube) einstellen. Als Newsletter-Versender:in können Sie Ihren Abonnent:innen so immer nur relevante Inhalte zusenden und dadurch Abmeldungen vorbeugen.
3. Welche Elemente sollte die Newsletter-Abmeldeseite enthalten?
Damit Sie rechtlich auf der sicheren Seite sind, sollten Sie die Newsletter-Abmeldeseite so einfach wie möglich halten:
- Erläutern Sie Ihren Abonnent:innen, von welchen Newslettern bzw. Newsletter-Themen sie sich mit einem Klick auf den Abmelde-Button abmelden.
- Besteht die Möglichkeit, dass die User im Anschluss weitere Newsletter von Ihrer Firma erhalten (z. B. weil sie sich zuvor zu zwei verschiedenen Newsletter von Marke A und Marke B angemeldet hatten), sollten Sie auf der Abmeldeseite darauf hinweisen. Erinnern Sie sie daran, dass in dem Fall eine weitere Abmeldung für den Newsletter der Marke B nötig ist.
- Alle Informationen, die Sie zusätzlich abfragen (z. B. den Abmeldegrund), sollten keine verpflichtenden Angaben sein.
- Der Abmeldebutton sollte gut sichtbar platziert und auffallend gestaltet sein. Der User sollte nicht erst scrollen müssen, um bis zum Abmeldebutton zu gelangen. Aus der Button-Beschriftung sollte hervorgehen, dass sich die Abonnent:innen per Klick endgültig vom Newsletter abmelden.
Kurzum: Erstellen Sie eine übersichtliche, ehrliche und schlichte Abmeldeseite, auf der Ihre Abonnent:innen alle relevanten Informationen erhalten. Nur durch Transparenz und in dem Sie Ihren Leser:innen hier entgegenkommen, können Sie das Vertrauen in Ihre Marke stärken.
4. Klassische Newsletter-Abmeldung und Löschen der Empfängerdaten: Was ist der Unterschied?
Wenn sich Abonnent:innen „klassisch” vom Newsletter abmelden, bedeutet das, dass sie keine weiteren E-Mails mehr von Ihnen erhalten. Nutzen Sie als Versender:in z. B. rapidmail als Newsletter-Tool, wechseln Ihre Kontakte in der Empfängerliste bei Abmeldung automatisch vom Status „aktiv” zu „abgemeldet”. Alle persönlichen Informationen wie Geburtsdatum oder Postleitzahl werden gelöscht, die E-Mail-Adresse bleibt jedoch als „abgemeldet” in der Empfängerliste gespeichert. Als Newsletter-Versender:in stellen Sie durch das Speichern der E-Mail-Adresse als „abgemeldet” sicher, dass Sie diesen Kontakt ohne Erlaubnis nicht erneut anschreiben. Die klassische Newsletter-Abmeldung entspricht dabei den datenschutzrechtlichen Vorgaben laut DSGVO.
Seit Inkrafttreten der DSGVO haben Ihre Abonnent:innen zusätzlich das sogenannte „Recht auf Vergessenwerden”. Ihre Empfänger:innen können z. B. per E-Mail-Anfrage von Ihnen fordern, dass ihre personenbezogenen Daten – also auch die E-Mail-Adresse – in allen Systemen gelöscht werden. Mit rapidmail als Newsletter-Tool können Sie die Daten von Empfänger:innen deshalb auch „löschen und DSGVO-konform vergessen”.
Folgende Tabelle fasst die Unterschiede zwischen der klassischen Newsletter-Abmeldung und dem Löschen der personenbezogenen Empfänger-Daten zusammen:
| Klassische Newsletter-Abmeldung | Löschen der personenbezogenen Empfänger-Daten | |
|---|---|---|
| DSGVO-konform | ja | ja |
| Wann kommt das Verfahren zum Einsatz? | Bei jeder Abmeldung einer Abonnentin bzw. eines Abonnenten | Bei zusätzlicher expliziter Aufforderung durch eine Abonnentin bzw. einen Abonnenten |
| Alle gespeicherten Informationen zu den Abonnent:innen (z. B. Geburtsdatum) werden aus dem System gelöscht | ja, mit Ausnahme der E-Mail-Adresse und dem Feld „Ihr Zeichen”* | ja |
| Die E-Mail-Adresse wird als „abgemeldet” im System gespeichert, um ein erneutes, rechtswidriges Anschreiben zu verhindern | ja | nein |
| Informationen wie E-Mail-Öffnungen und Klicks aus der Statistik lassen sich dieser Empfängerin bzw. diesem Empfänger zuordnen | ja | nein, die Aktivität der Empfänger:innen (z. B Klicks.) wird zwar weiterhin in der Statistik mitgezählt – jedoch lassen sie sich nicht mehr einer konkreten Person zuordnen (anonymisierte E-Mail-Adresse) |
Übersicht über die Unterschiede der klassischen Newsletter-Abmeldung und dem Löschen von Empfängerdaten laut dem „Recht auf Vergessenwerden” bei rapidmail
* Im Empfänger-Feld „Ihr Zeichen” können Versender:innen z. B. User-IDS oder Kundennummern speichern. Damit lässt sich eine abgemeldete E-Mail-Adresse bei Kundenrückfragen zur Newsletter-Abmeldung einer/m konkreten Kund:in zuordnen.
Egal, ob sich Ihre Abonnent:innen klassisch vom Newsletter abmelden oder bei Ihnen als Versender:in eine vollständige Löschung ihrer personenbezogenen Daten einfordern – mit rapidmail sind Sie – nicht nur was die Newsletter-Abmeldung angeht – datenschutzrechtlich immer auf der sicheren Seite.
5. Kostenlose Datenschutz-Checkliste zum Downloaden: Welche DSGVO-Vorgaben müssen noch eingehalten werden?
An der DSGVO kommt heutzutage niemand mehr vorbei. Dabei ist das Thema Datenschutz nicht nur extrem wichtig, sondern auch ziemlich komplex: Welche DSGVO-Vorgaben für wen gelten, ist nicht immer leicht zu durchblicken, vor allem, wenn man sich nicht durch komplizierte Paragraphen oder Gerichtsurteile kämpfen möchte. 🤯
Aus diesem Grund haben wir alle Regeln – von der Newsletter-Anmeldung bis zur -Abmeldung – für Sie in einer kompakten Datenschutz-Checkliste für E-Mail-Marketing zum Downloaden und Abhaken zusammengefasst. In der Checkliste sehen Sie genau, welche Vorgaben Sie einhalten müssen, um mit Ihrem Newsletter-Marketing datenschutzrechtlich immer auf der sicheren Seite zu sein.
Wir wünschen Ihnen viel Freude beim Abhaken und viel Erfolg mit Ihrem Newsletter-Marketing!
Interaktive Datenschutz-Checkliste kostenlos herunterladen
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Haben Sie noch Fragen?
Bitte beachten Sie, dass die Angaben in unserem Artikel natürlich keine rechtliche Beratung durch einen Experten ersetzen und nur zu Informationszwecken dienen. Wenden Sie sich bei weiterführenden Fragen zu den rechtlichen Vorgaben beim Newsletterversand am besten an Ihren Rechtsberater bzw. Unternehmensjuristen – diese können Ihnen auch für Ihren konkreten Fall umfangreiche Informationen bereitstellen.
