Die 10 peinlichsten Newsletter-Fehler und wie Sie damit umgehen

Julia · 28. August 2020
Fehler-beim-Newsletterversand

Der Newsletter an 10.000 Empfänger ist versandbereit. Sie klicken auf den „Mailing versenden”-Button – und trauen sich nicht, die Maustaste loszulassen. Haben Sie auch wirklich an alles gedacht? Wurde alles Korrektur gelesen und sind eventuelle Fehler korrigiert? Wir alle kennen das beängstigende Gefühl kurz vor dem Versand eines Newsletters. Aber wir können Sie beruhigen: Egal ob Einsteiger oder E-Mail-Marketing Experte – jedem passiert mal ein Patzer, wie Sie an unseren 10 Beispielen für unangenehme Fehler im Newsletter sehen können. Wichtig ist es dann, Ruhe zu bewahren und gut zu überlegen, wie Sie am besten mit der E-Mail-Panne umgehen.



1. Unbeabsichtigte, unpassende Anspielungen

Manchmal meint man es gut und tritt ausgerechnet dann in ein riesiges Fettnäpfchen. Diese Erfahrung musste auch ein bekannter Sportartikelhersteller machen. Dieser wollte in 2017 allen Sportlern gratulieren, die erfolgreich am Boston Marathon teilgenommen haben. Daher beglückwünschte er die entsprechenden Empfänger per Newsletter mit dem Betreff „Congrats, you survived the Boston Marathon!” (auf Deutsch: „Glückwunsch, du hast den Boston Marathon überlebt!”). Nette Sache – eigentlich. Würde es sich nicht ausgerechnet um den Marathon handeln, bei dem drei Jahre zuvor im Zieleinlauf zwei Sprengsätze explodiert waren und drei Menschen getötet sowie fast dreihundert verletzt wurden.

Mit diesem Hintergrundwissen wirkt ein Newsletter-Betreff, der drei Jahre später zum „Überleben” des Boston Marathons gratuliert, sehr sarkastisch. Natürlich steckte keine boshafte Absicht oder schlechter Humor der Sportartikelfirma hinter der Newsletter-Panne. Höchstwahrscheinlich wollte der Verfasser der Betreffzeile mit „Überleben” einfach auf das nötige Durchhaltevermögen anspielen, die so ein Marathon erfordert. Bestimmt brachte der Newsletter-Versender den Betreff nicht mit dem Bombenanschlag einige Jahre zuvor in Verbindung.

Aus dem gut gemeinten Newsletter wurde so ein kontroverses Mailing, das über die Social Media Kanäle in kurzer Zeit um die ganze Welt ging. Weltweite Aufmerksamkeit ist zwar gut für ein Unternehmen, jedoch nicht, wenn es sich wie hier um Negativwerbung handelt. Dass die Wahl des Newsletter-Betreffs den Sportartikelhersteller nicht gerade in ein gutes Licht rückte, zeigte auch die Reaktion der Firma:

Tweet nach undurchdachter E-Mail-Betreffzeile
Der Sportartikelhersteller entschuldigte sich für die unbeabsichtigte Anspielung in seinem Newsletter-Betreff und versuchte so, den E-Mail-Fehler wiedergutzumachen.

In einem öffentlichen Tweet entschuldigte sich das Unternehmen „zutiefst” für die Newsletter-Panne. Es gab zu, dass es sich um eine „unsensible E-Mail-Betreffzeile” handelt, die nicht gut genug durchdacht wurde.

Auch um zu vermeiden, dass Sie in Ihrem Newsletter unbewusst auf ein Ereignis wie dieses anspielen, ist es ratsam, den Newsletter von mehreren Kollegen vor dem Versand gegenlesen zu lassen. Einer Ihrer Korrekturleser schlägt dann wahrscheinlich noch rechtzeitig vor dem Versand die Brücke zum Ereignis, auf das Sie unbeabsichtigt anspielen – und vermeidet so das Risiko eines enormen Imageschadens für die Firma.


2. Fehler in der Personalisierung

Eine personalisierte Ansprache von Empfängern führt zu mehr Newsletter-Conversions als unpersönliche Massenmails und ist somit einer der Hauptfaktoren für erfolgreiches E-Mail-Marketing. Je mehr die Abonnenten den Eindruck haben, dass sie im Newsletter direkt und persönlich angesprochen werden und ihnen Inhalte geschickt werden, die auf ihre individuellen Interessen abgestimmt sind, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie die E-Mails eines Absenders öffnen, lesen und die erhoffte Reaktion zeigen. Auch eine persönliche Begrüßung mit dem Vor- oder Nachnamen des jeweiligen Empfängers zu Beginn des Newsletters wirkt sich positiv auf die Interaktionsrate aus.

Schleicht sich bei der Personalisierung jedoch der Fehlerteufel ein, kann das Ganze leider auch nach hinten losgehen – eine Erfahrung, die schon zahlreiche Newsletter-Versender machen mussten. Löscht man zum Beispiel beim Erstellen des Newsletters aus Versehen einen Teil der gewählten Anredeformel, wird beim Versand der Name des Empfängers nicht mehr automatisch einfügt. Die Newsletter-Abonnenten sehen stattdessen den übrigen Teil der fehlerhaften Anredeformel als Begrüßung. Wenn Ihr Empfänger mit  „Hallo {%Vorname!” begrüßt wird, geht der positive Effekt einer individuellen Ansprache leider verloren: Anstatt den Eindruck zu vermitteln, sich in der E-Mail ausschließlich an einen Empfänger zu richten, sehen Ihre Empfänger hier auf den ersten Blick, dass es sich um eine automatisierte Begrüßung handelt. Vielleicht wird es einem Teil der Abonnenten entweder gar nicht auffallen oder sie sehen lächelnd über den kleinen Patzer hinweg. Im schlimmsten Fall kann sich die fehlerhafte Anredeformel aber negativ auf das Interesse an den Inhalten sowie auf die Klickbereitschaft Ihrer Leser auswirken.

Fehler im Newsletter - persönliche Anredeformel funktioniert nicht
Ein Personalisierungs-Fehler im Newsletter lässt sofort erkennen, dass es sich um eine E-Mail an mehrere Empfänger handelt. Die persönliche Note geht somit verloren und kann sich an niedrigeren Klick- und Conversionraten bemerkbar machen.

Das Testen der eingebauten Personalisierungen sollten Sie daher unbedingt mit in Ihre Newsletter-Checkliste aufnehmen. Mit rapidmail können Sie die Personalisierung zum einen über unsere Vorschau-Funktion testen: Hier können Sie sich durch die verschiedenen Empfänger-Adressen klicken und in der Newsletter-Vorschau prüfen, ob z. B. der richtige Empfänger-Name angezeigt wird. Zum anderen raten wir vor dem eigentlichen Versand in jedem Fall dazu, den Newsletter erst als Testmail an sich selbst und an einige Kollegen zu versenden. Vier, sechs oder auch acht Augen sehen mehr als zwei – auch, was fehlerhafte Anredeformeln angeht. Damit die Personalisierung in der Testmail geprüft werden kann, müssen vorher nur die entsprechenden E-Mail-Adressen der Empfängerliste hinzugefügt werden.

Können Sie nicht direkt auf den ersten Blick erkennen, dass der Fehler in der Personalisierung z. B. auf eine fehlende Klammer oder ein zusätzliches Leerzeichen zurückzuführen ist, lohnt sich hier immer ein Blick in Ihre Empfängerliste. Damit Sie Ihre Abonnenten individuell begrüßen können, müssen deren Namen natürlich an der richtigen Stelle in der Empfängerliste gespeichert sein. Lesen Sie in unserem Hilfeartikel, wie Sie die Empfängerdatei richtig für den Import in rapidmail vorbereiten.

Was die Personalisierung im Newsletter betrifft, gilt die außerdem gleiche Regel wie im Alltag: Bevor Sie eine Person mit dem falschen Namen (oder einer seltsamen Formel) ansprechen, weichen Sie im Zweifelsfall besser auf ein simples, gut gelauntes „Hallo!” aus.


3. Fehlende Anhänge im Newsletter

Dieser unangenehme E-Mail-Fehler ist uns allen bestimmt schon einmal irgendwann passiert. Wir schreiben eine Nachricht, in der wir kurz an einer Stelle („vgl. anbei“) erwähnen, dass sich das entsprechende Dokument im Anhang der E-Mail befindet. Danach fällt uns noch etwas Wichtiges dazu ein, das wir unbedingt noch loswerden möchten. Vielen Dank und Viele Grüße – und zack, die E-Mail ist versendet. Spätestens, wenn der Empfänger antwortet und nachfragt, ob man denn das Dokument noch irgendwann schicken würde, fasst man sich an den Kopf. Klar, da war noch etwas, das Dokument wollte man ja noch vor dem Abschicken der E-Mail einfügen…

rapidmail ist eines der wenigen Newsletter-Tools, mit  dem beim Erstellen von Newslettern auch Anhänge hinzugefügt werden können. Vor allem, wenn der Anhang eigentlich der wichtigste Teil des Newsletters ist, z. B. weil darauf der Gutscheincode, die neue Preisliste, aktuelle Last-minute-Reiseangebote oder das heutige Tagesmenü zu finden sein sollen, ist es ärgerlich, wenn dieser dann vergessen und nicht mitgesendet wird. Nicht nur für Sie, da Sie einen zweiten Newsletter inklusive Anhang hinterherschicken müssen, sondern auch für Ihre Empfänger, die vielleicht sogar verärgert sind, dass sie sich umsonst die Zeit genommen haben, Ihre E-Mail zu lesen.

Um vor lauter Panik in Ihrem Entschuldigungs-Newsletter nicht erneut zu vergessen, den Anhang hinzuzufügen (ist alles schon passiert!), sollten Sie sich vornehmen, beim Verfassen von Newslettern am besten immer folgende Reihenfolge einzuhalten:

  1. Erst den Anhang hochladen
  2. Das Absenderprofil festlegen
  3. Dann die Betreffzeile und den Preheader texten
  4. Den Newsletter-Inhalt erstellen
  5. Testmails versenden
  6. Erst am Ende die gewünschte Empfängerliste auswählen (verhindert einen unbeabsichtigten, vorzeitigen Versand)
Anhang im Newsletter vergessen
Indem Sie den Newsletter-Anhang direkt am Anfang hochladen, stellen Sie sicher, dass dieser Schritt später vor dem Versand nicht vergessen wird.

4. Vergessene Testfotos und -texte

Einen wunderschönen Newsletter mit Fotos von Katzenbabys und dem Betreff „[TEST] PM Tracking Test“ durften die Abonnenten eines amerikanischen Onlineshops für Gesundheits- und Fitnessprodukte bestaunen und versuchen, den Zusammenhang zwischen Betreff, Katzenbabys und Fitnessartikeln zu verstehen. Tatsächlich gab es gar keinen – denn die Firma hat aus Versehen die Testmail inklusive Test-Betreff und -Fotos an die gesamte Empfängerliste versendet. Um sich für das Missgeschick zu entschuldigen, sendete die Firma ein zweites Mailing hinterher, in dem sie den unterlaufenen Fehler mit den zusammenhangslosen Katzen-Testfotos auf humorvolle Weise erneut aufgriff:

Vergessene Testfotos im Newsletter
Mit einer lustigen Entschuldigungs-Mail und einer Rabattaktion versuchte die Firma, ihren Newsletter-Fehler wiedergutzumachen.

Um nicht aus Versehen eine Testmail an die komplette Empfängerliste zu verschicken, ist es ratsam, die entsprechende Liste erst zum Zeitpunkt des Newsletterversands auszuwählen. Somit stellen Sie sicher, dass Ihre Empfänger tatsächlich nur die finale Newsletter-Version zugeschickt bekommen. Verwirrte Nachfragen von Ihren Newsletter-Empfängern zu vergessenen Testfotos vermeiden Sie außerdem, indem Sie die passenden Fotos direkt beim Verfassen des Newsletters einbauen, anstatt dies auf später zu verschieben. Neue Projekte und verstrichene Zeit können sonst dazu führen, dass die fehlenden Fotos in Vergessenheit geraten.

Testbilder im Newsletter vergessen
Mit Kakteen den Tag des Verliebtseins feiern – Bei den Empfängern dieses Newsletters ploppt da sicher das ein oder andere Fragezeichen auf. Hier wäre es spannend zu sehen, wie der Versender seinen Empfängern später den unbeabsichtigten Einbau der Kakteen-Testfotos – gerade in den Valentinstagsnewsletter – erklärt. Da kann man nur noch hoffen, dass die Leser die E-Mail-Panne  mit Humor nehmen!

5. Falsche Datumsangaben

Egal ob für wichtige Veranstaltungen oder für die Laufzeit einer großzügigen Rabattaktion – Die Angabe eines falschen Datums im Newsletter kann fatale Folgen haben. Schickt man zum Beispiel einen Newsletter an alle Bestandskunden, in dem man mit „Noch bis zum 11.11.2021: 20 % Rabatt auf alle Küchenmöbel” wirbt, hat man ein Problem. Wie soll man den Kunden jetzt bloß erklären, dass natürlich der 11.11.2020 gemeint war? Passiert dies häufiger, kann das unseriös wirken und die Kunden verwirren, die irgendwann nicht mehr wissen, bis wann welche Aktion tatsächlich läuft. Prüfen Sie daher vor dem Versand immer ganz genau, ob alle Datumsangaben korrekt sind!

E-Mail-Fehler Falsche Datumsangabe
Über diese lange Laufzeit der Black Friday Rabattaktion werden sich die Newsletter-Empfänger freuen – Der Geschäftsführer der Absenderfirma wohl weniger.

6. Auswahl der falschen Empfängerliste

Wer seine Newsletter an verschiedene Empfängergruppen segmentiert versendet oder mithilfe einer Stichwortvergabe Newsletter-Inhalte auf individuelle Interessen und Gewohnheiten der Empfänger abstimmt, erzielt normalerweise mit seinem E-Mail-Marketing bessere Erfolge. Es sei denn, für den Newsletter mit den angepassten Inhalten wird beim Versand aus Versehen die falsche Empfängerliste ausgewählt. Dann waren die ganze Mühe und die entstandenen Kosten leider umsonst. Das sind aber nicht die einzigen Nachteile, die ein E-Mail-Versand an die falsche Empfängergruppe mit sich bringt. 

Davon kann ein US-amerikanischer Fotodienstleister ein Lied singen: Dieser wollte den frisch gebackenen Eltern unter seinen Empfängern per Newsletter zu ihrem „Wonneproppen” gratulieren (Im Newsletter: „Congratulations on your bundle of joy”) und damit gleichzeitig für seine Dankeschön-Karten für Freunde und Familie werben. Eine nette Geste – schade nur, dass der Newsletter an die falsche Empfängerliste geschickt wurde und damit auch an zahlreiche kinderlose Empfänger. Viele Empfänger nahmen die Marketing-Panne zum Glück mit Humor, wie der Tweet einer Abonnentin zeigt, in dem sie sich fragt, ob der Fotodienstleister mit dem „bundle of joy” vielleicht ihre neuen Schuhe meint. Jedoch hat der Newsletter-Fehler auch weniger positive Reaktionen bei den Lesern ausgelöst, zum Beispiel bei einem Empfänger, der sich über folgenden Tweet an das Fotounternehmen wandte (aus dem Englischen übersetzt): „Ernsthaft. Das hat gerade meinen Tag ruiniert. Danke für die Erinnerung daran, dass ich kein Baby habe!”.

Unser Fazit aus dem unangenehmen Newsletter-Patzer: E-Mail-Inhalte je nach Empfänger-Interessen zu individualisieren ist eine gute Sache – vorausgesetzt, man versendet den Newsletter dann auch an die Empfänger, für die er bestimmt ist.


7. Grammatik-, Rechtschreib- oder Tippfehler

Unangenehme Grammatik- und Rechtschreibfehler sind wohl der Klassiker unter den E-Mail-Pannen. Aber auch Experten der Deutschen Sprache können unangenehme Verschreiber unterlaufen, die den Erfolg der E-Mail-Kampagne einschränken oder schlimmstenfalls sogar dem Image der Firma schaden können.

Das hat auch ein amerikanischer Fashion-Onlineshop zu spüren bekommen, der in der Newsletter-Betreffzeile mit dem Slogan „See it. Love it. Not get it.” (auf Deutsch so viel wie „Sieh es. Liebe es. Kaufe es nicht.”) für seine Kollektion warb. Anstatt vom Kauf der eigenen Kleidungsstücke abzuraten, wollte die Firma die Newsletter-Abonnenten natürlich eigentlich zum Kauf motivieren, und zwar mit dem Betreff „See it. Love it. Now get it.” (auf Deutsch „Sieh es. Liebe es. Kaufe es jetzt.”). Ein unglücklicher Tippfehler, den der Eindruck vermittelte, dass die Firma vor dem Kauf der eigenen Produkte warnt. 

Peinliche Tippfehler im Newsletter
 Auch in diesen Newsletter haben sich gleich zwei peinliche Tippfehler eingeschlichen, die für das Image der Versandfirma nicht gerade förderlich sind und die die Empfänger sogar verärgern könnten. Nur je eine Taste weiter links auf der Computertastatur und dieses Mailing hätte erfolgreich sein können.

Neben unglücklichen Tippfehlern wie diesen sollten Sie und Ihre Kollegen beim Prüfen der Testmails auch nach folgenden Fehlern Ausschau halten:

  • Häufige Rechtschreibfehler: dass / das; nähmlich statt nämlich; brilliante Ideen statt brillante Ideen; neue Armaturen statt neue Amaturen; an Hand unserer Tipps statt anhand unserer Tipps usw.
  • Fehler in Eigennamen von Personen (z. B. Herr Muhmann statt Herr Muhrmann) und von Unternehmen (z. B. Appel statt Apple)
  • Fehler bei der Groß- und Kleinschreibung: Ein beliebter Fehler ist hier, nach der Anredeformel (z . B. „Hallo Max,“) die darauffolgende Zeile mit Großschreibung zu beginnen. Dies ist nur korrekt, wenn die Begrüßung mit einem Satzschlusszeichen abschließt („Hallo Max!“ oder „Na, Max?“)

8. Vergessene Lückenfüller im Newsletter-Text

Sie kennen das sicher selbst: Wenn beim Verfassen des Newsletters noch bestimmte Infos wie die Uhrzeit der Veranstaltung oder die finale Website-URL fehlen, auf die die Abonnenten geleitet werden sollen, baut man als Versender häufig Platzhalter ein, wie z. B.  „Das Event startet um XX.XX Uhr”. Das ist natürlich praktisch, jedoch laufen Sie hier Gefahr, dass Sie vor dem Versand vergessen, den Platzhalter noch durch die richtigen Informationen zu ersetzen. Den Newsletter hätten Sie sich dann sparen können, da die relevanten Infos fehlen, die Sie eigentlich mit Ihren Empfängern teilen wollten.

Dass die Lückenfüller-Methode noch viel schlimmere Folgen für das Image der eigenen Firma haben kann, musste ein Spielzeughersteller erfahren. Dieser hatte die tolle Idee, eine Marketing-Aktion zu starten, bei der Eltern ihre Kinder filmen sollten, während diese ihre Spielzeug-Geschenke auspacken. Das Video sollte dann auf der Website der Spielzeugfirma hochgeladen werden. Also ganz ähnlich wie bei der viralen Aktion „I told my kids I ate all their Halloween candy” des bekannten US-Moderators Jimmy Kimmel, der Eltern dazu aufforderte, ihren Kindern unter Videoaufnahme zu beichten, dass sie deren ganze Halloween-Süßigkeiten verputzt haben. Super Idee! Leider machte die Spielzeugfirma in dem Newsletter zur Marketing-Aktion den fatalen Fehler, die URL der Webseite, auf der die Videos hochgeladen werden sollten, mit dem Platzhalter XXX zwischen dem www. und dem .de zu versehen. Natürlich sollte hier vor dem Versand noch die korrekte URL eingefügt werden… leider wurde dies vergessen. Eltern, die ihre Videos auf der Website hochladen wollten, waren natürlich entsetzt, auf welche – nicht jugendfreie – Seite sie das Spielzeugunternehmen für den Upload leitete.

Wir raten daher dazu, beim Verfassen Ihrer Newsletter lieber keine Lückenfüller zu verwenden, oder, wenn es nicht anders geht, zumindest nicht den Buchstaben X als Platzhalter zu nutzen. Klicken Sie vor dem finalen Versand des Newsletters auch immer alle Links in der Testmail durch, um zu prüfen, ob für alle Verlinkungen wirklich die richtige URL hinterlegt wurde.


Häufig dient ein Newsletter ja nicht nur dazu, die Empfänger über wichtige Neuigkeiten zu informieren. Als Versender erhofft man sich im Normalfall, dass die Abonnenten mit der E-Mail interagieren und z. B. auf den Call-to-Action Button klicken, der zu der gewünschten Webseite führt, auf der sich die Empfänger z. B. ein Kundenkonto anlegen, ein E-Book downloaden oder das beworbene Produkt kaufen können.

Was sollen Ihre Empfänger aber mit dem schönen Newsletter anfangen, wenn vergessen wurde, den Link zur Website einzufügen oder dieser auf eine Fehlerseite leitet? Wahrscheinlich werden sie sich kurz wundern, dass der Link nicht zur beschriebenen Seite führt, Ihren Newsletter wieder schließen und in kurz darauf schon wieder vergessen. Das ist natürlich nicht Sinn der Sache. Prüfen Sie vor dem Versand deshalb immer ganz genau, ob alle Verlinkungen eingefügt wurden und auf die richtige Seite leiten.

Lässt sich der Fehler nach dem Versand noch korrigieren?

Haben Sie vergessen, die Verlinkung in die E-Mail einzubauen, gibt es keine andere Möglichkeit, als eine zweite Newsletter-Runde inklusive Website-Link hinterherzuschicken. Hat sich dagegen z. B. „nur” ein Tippfehler in die URL eingeschlichen, können Sie beim Versand über rapidmail auch unseren Support kontaktieren, der den Fehler für Sie beheben kann – vorausgesetzt, Sie haben das Link-Tracking im Newsletter aktiviert. So würde den Abonnenten gar nicht auffallen, dass der Link falsch in das Mailing eingebaut wurde. Dies ist jedoch nur eine Option, wenn Ihnen der Fehler direkt nach dem Newsletterversand auffällt und der Großteil der Empfänger den Newsletter noch nicht geöffnet hat.


10. Schlechtes Timing beim Versand

Auch beim Newsletterversand kommt es auf das richtige Timing an. Obwohl das Risiko für folgenden Newsletter-Fehler sehr gering ist, ist es schon vorgekommen, dass Firmen beim Versand eines bestimmten Newsletter-Themas den wohl ungünstigsten Moment erwischt haben.

So zum Beispiel eine bekannte US-amerikanische Vermittlungsplattform für Ferienwohnungen. Deren versandte Newsletter-Kampagne trug den Titel „Schwimmende Welt” (original „Floating world”). Der zugehörige Untertitel lautete „Wie du einen Tag – oder eine ganze Reise – verbringst, ohne an Land zu gehen. Dein nächstes Wasserabenteuer fängt hier an!” (original „How to spend a day – or an entire trip – without touching dry land. Your next aquatic adventure starts here.”) Im Newsletter-Text wird außerdem dazu geraten, doch mal „über Wasser zu bleiben”. Eigentlich eine originelle E-Mail-Kampagne, die unter normalen Umständen sicher das Interesse vieler Newsletter-Empfänger geweckt hätte. Der Zeitpunkt, zu dem der Newsletter versendet wurde, hätte jedoch nicht schlechter gewählt werden können: Die aquatische E-Mail erreichte ihre Empfänger, als Hurricane Harvy in Texas wütete und bereits erste Todesopfer gefordert sowie Zehntausende Menschen zu Obdachlosen gemacht hatte. Dass man wenig Lust auf Urlaub auf dem Hausboot oder mit lustigen Wasserfall-Rutschen hat, wenn das eigene Zuhause unter Wasser steht, ist verständlich. Kein Wunder, dass die Reaktionen der Empfänger auf das unsensible Newsletter-Thema nicht gerade positiv ausfielen.

Unser Rat lautet deshalb:

Verfolgen Sie immer die aktuellen Ereignisse und Entwicklungen in den Ländern, in die Sie Ihren Newsletter senden, damit Sie mit dem gewählten Thema keinen wunden Punkt berühren. Auch wenn das Risiko eines solchen Zufalls gering ist, können Sie so im Fall der Fälle verhindern, dass Sie unsensible Newsletter-Inhalte in die ganze Welt schicken. Inhalte, Ihre Firma so dastehen lassen, als würden Sie ein ernstes Thema auf die leichte Schulter nehmen oder sich darüber lustig machen.


Ohoh… und jetzt? – So machen Sie Ihre E-Mail-Fehler wieder gut

Manchmal fällt der Fehler im Newsletter direkt auf, nachdem man das Mailing versendet hat. Mit einem Newsletter-Tool wie rapidmail ist es dann unter Umständen noch möglich, den Versand des Newsletters zu stoppen.

Häufig fällt die E-Mail-Panne aber erst auf, wenn man die Reaktionen der Empfänger auf den Social Media Plattformen liest oder mit verwirrten Nachfragen der Empfänger per E-Mail konfrontiert wird. Dann heißt es: Augen zu und durch!

Denken Sie dann daran, dass jeder mal Fehler macht, egal ob Einsteiger oder langjähriger Newsletter-Experte. Es bringt nichts, anderen die Schuld in die Schuhe zu schieben, den Fehler zu leugnen oder ihn vertuschen zu wollen. In Ihrem eigenen Interesse – und natürlich auch im Interesse Ihrer Firma – sollten Sie den Fehler zugeben und das Beste daraus machen.

Wie genau Sie auf die Marketing-Panne reagieren sollten, hängt vor allem davon ab, ob es sich um einen schwerwiegenden Fehler handelt oder lediglich um einen kleinen Patzer. Kleinere Fehler wie Tippfehler, vergessene Anhänge oder Testfotos kann man am besten mit Humor nehmen. In solchen Fällen können Sie die Fehler, wie im obigen Beispiel die vergessenen Kakteen-Testfotos im Valentinstagsnewsletter, dazu hernehmen, um Ihren Empfängern eine humorvolle Entschuldigungs-Mail hinterherschicken. Diese könnte sich im Hinblick auf das Design und die grafischen Elemente zum Beispiel vollständig auf das Kaktus-Thema konzentrieren. Das wird Ihre Abonnenten sicherlich zum Schmunzeln bringen – und sie schnell versöhnlich stimmen.

Bei schwerwiegenden Fehlern wie die zuvor geschilderten Beispiele zum Boston Marathon oder dem Hurricane in Texas kann das Image Ihrer Firma langfristig darunter leiden. Sie sollten sich mit Ihrem Team absprechen, wie Sie sich bei Ihren Empfängern in einem Folgemailing entschuldigen und ihnen erklären können, wie es zu diesem Fehler kommen konnte. Da sich unterlaufene Fehler auch schnell über Social Media Kanäle verbreiten, sollten Sie auch auf anderen Plattformen, die Sie für die Unternehmenskommunikation nutzen, ein Statement zu dem Vorfall abgeben. Am wichtigsten ist es hier, ehrlich zu sein, eine nachvollziehbare Erklärung zu liefern und sich aufrichtig für den Fehler zu entschuldigen.

Wir haben unsere wichtigsten Tipps für Ihre Entschuldigungs-E-Mail gesammelt, damit Sie Ihren Fehler wieder gut machen können:

  1. Entschuldigungs-E-Mail personalisieren: Ihre Entschuldigung wirkt aufrichtiger, wenn Sie alle Empfänger im Mailing persönlich ansprechen. Ihre Leser haben so den Eindruck, dass es Ihnen ein wichtiges Anliegen ist, sich bei jedem persönlich für das Missgeschick zu entschuldigen. Natürlich sollten Sie dann unbedingt darauf achten, dass Ihnen kein Fehler in der Personalisierung unterläuft. Auch ein Foto von Ihnen bzw. von Ihrem Marketing-Chef mit Unterschrift am Ende der E-Mail macht einen persönlicheren Eindruck, da Ihre Empfänger sehen, dass hinter dem Fehler wahrscheinlich keine böse Absicht steckt, sondern auch nur ein Mensch, der Fehler machen kann.
  2. Keine no-reply-Absenderadresse verwenden: Geben Sie Ihren Empfängern stattdessen die Gelegenheit, auf Ihre Entschuldigung zu antworten. So zeigen Sie, dass Sie für Ihren Fehler gerade stehen und auch negatives Feedback in Kauf nehmen. Wenn Ihre Leser die Möglichkeit haben, ihrem Ärger per Antwort auf die E-Mail Luft zu machen, ist auch die Wahrscheinlichkeit geringer, dass sie den Fehler unnötig auf öffentlichen Plattformen breittreten. Indem Sie auf das Feedback der Empfänger erneut antworten, fühlen sich diese außerdem verstanden und verzeihen Ihnen den Ausrutscher wahrscheinlich leichter. 
  3. Das Ganze mit Humor nehmen: Wer sich selbst nicht so ernst nimmt, kommt bei anderen in der Regel besser an als jemand, der alles viel zu ernst nimmt. Eine Portion Humor kann Ihrer Entschuldigungs-E-Mail daher nicht schaden – vorausgesetzt, die Schwere des unterlaufenen Fehlers lässt das zu. Die Tatsache, dass Sie selbst über den Fehler lachen, sollte die Situation natürlich nicht weiter verschlimmern oder beleidigend wirken. Besprechen Sie sich am besten mit Ihrem Team, ob Humor in diesem Fall angebracht ist.
  4. Ihre Empfänger besänftigen: Freier Versand bei der nächsten Bestellung, ein interessanter Rabatt oder ein Gutscheincode – Auf diese Weise stimmen Sie Ihre Abonnenten schnell versöhnlich und die Newsletter-Panne gerät schnell wieder in Vergessenheit.

Sie möchten nicht mehr in die unangenehme Lage geraten, Entschuldigungs-Newsletter verfassen zu müssen? Werfen Sie am besten einen Blick auf unsere Checkliste für den Newsletterversand, um in Ihrem nächsten Newsletter unnötige Fehler zu vermeiden! Mit rapidmail können Sie außerdem vor dem tatsächlichen Versand kostenlose Testmails an sich selbst und Ihre Teamkollegen senden – und so peinliche Newsletter-Pannen vermeiden!


Definitiv auch Ihre Aufmerksamkeit wert